Cinco consideraciones en torno a los procesos de acogida

1.     ACOGER PUEDE SIGNIFICAR COSAS DISTINTAS

Sucede que cuando se habla sobre procesos o planes de acogida, no siempre se habla de lo mismo. Para algunas personas la acogida es una especie de recepción que sólo se brinda a las personas recién llegadas a la organización. Para otras, la acogida se debe aplicar a cualquiera que llegue a un puesto de trabajo determinado, ya sea una persona recién llegada o de alguien que se haya desplazado de puesto dentro de la misma organización y, en algunas organizaciones, se considera importante acoger, incluso, a sus proveedores de servicio, como mecanismo para transferir los valores fundamentales de la cultura corporativa y los rasgos que han de caracterizar la calidad de los servicios que se ofrecen.

En algunas organizaciones la acogida consiste tan sólo en una bienvenida breve, otras añaden información básica sobre la organización: su misión, sus retos, organigrama, etc. Y existen organizaciones que estructuran la acogida en bienvenida, acogida e integración, durando el proceso el tiempo necesario hasta que la persona recién llegada se considera autónoma para cumplir con las expectativas de su puesto de trabajo.

Cuando hablamos de procesos o planes de acogida conviene definir primero a qué nos referimos.

2.     ACOGER TAMBIÉN INCLUYE RECIBIR

Recuerdo la agradable sensación que experimenté en un hotel cuando, después de hacer el check-in me encontré en la habitación un saludo de bienvenida con mi nombre escrito con rotulador en el espejo, la certeza de ser esperado fue inevitable.

A menudo, la cultura mecanicista de nuestras organizaciones puede llegar a enfriar, sin apenas darnos cuenta, conceptos tan cálidos como el que conlleva la palabra “acoger” en su naturaleza. Tanto es así que hay quien optimiza el tiempo de acogida confinándolo a un programa informatizado aderezado con pastillas auto-formativas.

Los procesos de acogida brindan la oportunidad de vincular emocionalmente a la persona a la organización recibiéndola de tal manera que esta se sienta esperada desde el primer momento y se sienta personalmente bienvenida. 

Recibir abarca desde cuidar que todo esté dispuesto: el espacio, muebles y tecnología que ha de utilizar, hasta notificar con antelación al equipo la información necesaria sobre la persona que se va a incorporar, todo ello contribuye a intuir que alguien se ha tomado su tiempo para recibirte y le importas.

3.     LA ACOGIDA INFLUYE PODEROSAMENTE EN LA IMAGEN CORPORATIVA

Aquel día, antes de abrir mi maleta e instalarme, sin haberme todavía quitado el abrigo, hice una foto al mensaje de bienvenida del espejo y la difundí entre mis amistades más próximas.

Hay organizaciones que tienen muy en cuenta que gran parte de su imagen corporativa se proyecta a través de lo que comunican las personas que trabajan en ella, James Lavenson lo explica maravillosamente en su clásico “Piense en fresas” un artículo que pese a no ser actual, sigue siendo muy aprovechable y que te invito a leer si no lo has hecho ya.

Las personas tienen y generan muchas expectativas sobre dónde van a trabajar y explican cómo les ha ido el primer día y las sensaciones que han tenido de la organización y de las personas que las han recibido.

Puede que los procesos de acogida sean uno de aquellos momentos donde la organización impacta decisivamente en su entorno comunicando la importancia que para ella tienen las personas a través de cómo las recibe, desaprovecharlo es, sin lugar a dudas, una inconsciencia y un despilfarro de oportunidad comunicativa, incomprensible.

4.     ACOGER LA NUEVA MIRADA

Lo más habitual es que el proceso de acogida se plantee como un convertir a la persona a las formas de ser y de hacer de la organización, se trata de que ella entienda cómo somos y procurarle facilidades para que se adapte a ello lo antes posible y deje de ser distinta a nosotros.

Pero el proceso de acogida es una magnífica oportunidad para aprovechar la alteridad de la persona recién llegada, la mirada del “otro”, sobre nuestra manera de hacer, algo que internamente no se puede percibir ya que todo forma parte de la “normalidad” para aquellas y aquellos que están sumergidos en ella.

Tuve la oportunidad de conocer el caso donde el director de un equipo le dio, a las personas recién llegadas, un tiempo para que plantearan propuestas de mejora sobre todo aquello que no entendieran o creyeran que podía mejorar, ya fuera referente a cómo se hacían las cosas, a la organización de los recursos o la distribución de los espacios. Si los aspectos a los que apuntaban las propuestas tenían sentido tal y cómo eran, se les explicaría su razón de ser y ya está, pero quizás había alguna cosa susceptible de hacerse de otro modo o mejorar que se había revelado ante la nueva mirada.

Preguntar y estar receptivos a las respuestas para aprovechar el efecto polinizador de las personas recién llegadas, forma parte de una acogida inteligente.

5.     ACOGER HA DE SER EL PRIMER PASO A LA DESVINCULACIÓN

La transferencia a la organización del conocimiento de las personas que se van es una de las preocupaciones más actuales de nuestro tiempo. Cómo capturar el conocimiento que no está registrado en los procedimientos y que caracterizan la singularidad de la toma de decisiones de alguien con experiencia, es uno de los retos más complejos a los que se enfrenta la gestión del conocimiento organizativo en la actualidad.

Una de las preguntas que suelen formularse es cuándo ha de activarse la mecánica de transferencia de conocimiento ante la amenaza de la desvinculación. La respuesta es difícil ya que la jubilación no es la única causa y no siempre es posible prever cuando la persona va a marchar ni cómo va a hacerlo. 

Además, el conocimiento tácito más sutil que intentamos capturar, a toda prisa, en los procesos de desvinculación, no es fiable, sabemos que las personas no tienen una consciencia real de lo que conocen ni de los mecanismos que siguen en su proceso mental de toma de decisiones, recientes investigaciones revelan cómo tenemos recuerdos y olvidos selectivos, así como sesgos cognitivos debidos a desvíos sistemáticos de pensamiento que son los responsables de que los razonamientos utilizados para explicar nuestros actos, puedan distar muchísimo de los verdaderos determinantes que los causan.

La mejor manera de retener el conocimiento de la persona en la organización es facilitando su transferencia natural en el proceso espontáneo de modelamiento y aprendizaje no intencionado que se da entre las personas al estar en contacto unas con otras y, para ello, no hay un momento oportuno sino que cualquier momento es el indicado a lo largo de toda la vida profesional de la persona en la organización. 

Los procesos de acogida han de plantearse como el inicio de la desvinculación que acaecerá tarde o temprano y, por ello, es aconsejable que comprendan como integrar espacial y socialmente a la persona recién llegada en su nuevo entorno, de tal manera que las posibilidades de aprendizaje sean las máximas desde el principio y el flujo de conocimiento, continuado.

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Perfiles, cultura y procesos de acogida

Es habitual que en algún momento de la formación que imparto sobre “liderazgo y cambio”, algún participante subraye el hándicap que padecen como directivos o mandos intermedios debido a cómo las administraciones públicas seleccionan a las personas que acaban integrándose en sus equipos.

Comentan que los procesos selectivos no valoran aspectos funcionales de la persona candidata relacionados con el puesto de trabajo que ha de ocupar o con el equipo en el que se ha de integrar y que tiene excesivo peso la capacidad memorística para recitar textos legales, alejados de la naturaleza intrínseca de las funciones que se han de desarrollar. Esta observación suele acompañarse con la consabida comparación con el sector privado en el que, supuestamente, las personas son escogidas por sus competencias profesionales y donde, además, peligran de perder su trabajo en el caso de que, a lo largo de la vida laboral, el desempeño no responda a las expectativas depositadas.

Seguramente es muy cierto que los procesos selectivos en las administraciones públicas están trasnochados y responden a realidades organizativas y funcionales muy distintas de las que caracterizan el momento actual, como también lo es que la relación laboral en la Administración tiene una tolerancia de banda ancha. Pero este aspecto no es suficiente para explicar las disfunciones que puedan existir en un equipo de trabajo.

Por ejemplo, otro factor también pudiera ser el de que los directivos y mandos de las administraciones públicas, tampoco suelen ser designados para este tipo de puestos por sus capacidades para liderar equipos. Los criterios por los que alguien asume responsabilidad sobre un equipo de trabajo en una administración pública suelen obedecer a criterios curriculares la mayor parte de las veces ajenos a sus competencias directivas o, en el mejor de los casos, donde estas competencias tienen poco peso sobre la valoración global. Un fenómeno curioso por ser un indicador interesante de las expectativas que la cultura de estas organizaciones deposita en estos perfiles.

Pero ahondar en las particularidades e idoneidad de los procesos selectivos en la Administración no deja de ser algo poco práctico para cualquier directivo o mando debido, básicamente, a su escasa capacidad de influencia sobre los procedimientos reglamentados por la Función Pública y, en el caso de mis sesiones de formación, no puedo evitar interpretarlo, algunas veces, como una resistencia al cambio, como si la persona dijera: “es igual como actúe, haga lo que haga, con ciertas personas es imposible, no hay tácticas, no hay fórmulas, no hay nada…”

Y puede que sea cierto, pero en ningún caso, este hecho debe justificar la resignación del directivo o mando y dejar de cejar en el empeño de que la actividad del equipo tenga sentido para aquellos a los que se dirige, el entorno con el que interacciona y también para cada una de las personas que la llevan a cabo, ya que este es, en definitiva, su trabajo.

También hay que tener claro que en la calidad de una relación cada implicado tiene su papel y es responsabilidad de cada cual dedicarse con empeño al suyo. El infantilismo estructural de algunas organizaciones, no sólo públicas, explica por qué muchos adultos creen que la calidad del trabajo en equipo viene determinada, básicamente, por las actuaciones de sus directivos y, del mismo modo, muchos directivos creen que son absolutamente responsables de las ganas y de la ilusión con la que las personas hacen su trabajo. En resumen, una dirección aplicada es muy necesaria, pero no es suficiente, es necesario también que cada cual ponga de su parte.

Como decía, divagar sobre la idoneidad de los procesos selectivos no resulta práctica ni útil. Además, tampoco sirve para explicar, en todos los casos, por qué las personas se comportan de determinado modo en algunos entornos ya que, a nadie se le escapa, que una persona puede ser muy distinta en un contexto o en otro y es muy arriesgado afirmar taxativamente que alguien es de tal o cual manera, simplemente porque en un escenario se comporte de una manera determinada. Nosotros mismos podemos ponernos como ejemplo y reconocernos con una motivación y un rendimiento distinto no sólo cuando hemos cambiado de actividad, sino trabajando con otros equipos o bajo la dirección de otras personas.

En todo caso, podemos estar de acuerdo en que una persona, en un contexto determinado suele comportarse de una determinada manera y sólo esa forma de plantearlo, no sólo dignifica a la persona, algo muy importante para poder empatizar con ella, sino que abre a otras interpretaciones sobre su actitud y conducta que van más allá de las competencias y habilidades profesionales con las que ingresa en la organización ya que nos lleva a reconocer que las personas crean las culturas y, curiosamente, esas mismas culturas acaban transformando a las personas.

Al margen del propósito y de las capacidades de la persona en el momento de su incorporación es conveniente tener en cuenta que la cultura del equipo en el que se incorpora, es decir, las creencias, códigos de actuación, formas de relacionarse y valores harán aflorar o inhibirán potencialidades y modelarán lo que acabarán siendo los rasgos característicos de aquella persona. Todos conocemos casos -y nosotros mismos podemos volver a ser un ejemplo- de cómo en mayor o menor grado, las personas son arrastradas por la corriente de la cultura corporativa y de cómo ésta puede estimular lo mejor o lo que no es tan bueno de cada cual.

Del mismo modo que con los procesos de selección, a veces se comenta que la cultura de la organización, así, en general, está fuera del alcance de la influencia del directivo o mando intermedio y es cierto, pero en una misma cultura organizativa suelen habitar tantas subculturas como equipos tiene la organización y, aunque todas ellas suelen tener algún rasgo en común, no tienen por qué coincidir en mucho más entre sí, de todos es conocida la diversidad de formas de hacer, satisfacción de las personas, ánimos y posibilidades que encierran los diferentes equipos de una misma organización y del deseo de muchas personas de migrar de un equipo a otro para mejorar condiciones de trabajo imperceptibles pero altamente importantes para el bienestar profesional y personal.

Sea como fuere y al margen de cómo sea la organización, la cultura del equipo determina cómo las personas viven y se comprometen con su trabajo. Es responsabilidad del directivo, pues, analizar los factores que determinan esta cultura e impulsar todas aquellas acciones que la alineen con los objetivos del equipo y el bienestar de las personas. Un aspecto que suele fallar porqué normalmente se le concede menos tiempo del que realmente necesita.

Relacionando la importancia de la cultura en la transformación de las personas con los procesos selectivos con los que empieza este artículo, conviene prestar especial atención a los mecanismos utilizados para integrar las personas a esta cultura, lo que comúnmente se denomina “plan de acogida”, ya que tan importante como poseer las capacidades son las expectativas y los modelos de trabajo con los que la persona se encuentra cuando ingresa en la organización y en el equipo. Es aconsejable revisar la coherencia del relato de la acogida con la realidad y los mensajes que, de manera informal, es probable que reciba de la organización.

El camino de la realización profesional puede ser más o menos largo pero siempre es complejo, conviene empezar por el principio.

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Los primeros pasos de una persona en una organización me han evocado el juego de la gallinita ciega, de ahí las imágenes con las que he ilustrado este post:

• La primera es de José Jiménez Aranda, La gallinita ciega (1889).
• La segunda corresponde a una obra de Pierre Jean Edmond Castan, Blind Man's Buff (1817).
• La tercera corresponde a un detalle de La gallinita ciega (1789) de Francisco de Goya.