Gestionar el desconocimiento

Este es el título de la conversación temática a la que fui invitado a participar junto a Jesús Martínez, Carme Bonet y Jordi López en el marco del Congreso Internacional EDO 2023 que este año giraba en torno al “aprendizaje y la inteligencia colectiva en las organizaciones después de la pandemia”.

El título de la conversación está parcialmente inspirado en el libro de Daniel Innerarity, La sociedad del desconocimiento donde expone:

“La sociedad del conocimiento se ha transformado en la sociedad del desconocimiento, es decir, una sociedad que es cada vez más consciente de su no-saber y que progresa, más que aumentando sus conocimientos, aprendiendo a gestionar el desconocimiento en sus diver­sas manifestaciones: inseguridad, verosimilitud, riesgo e incertidumbre. Qué hagamos con lo desconocido va a jugar un papel cada vez más importante en nuestra vida personal y colectiva.”

Tomando como punto de partida esta tesis y relacionándola con el fenómeno actual de hiperestimulación, déficit de atención y dificultad para poner foco y poder profundizar en temas que reclaman conocimiento, Jesús Martínez nos invitó a abordar el tema de cómo gestionar el desconocimiento en nuestras organizaciones desde la perspectiva de cada cual de los que estábamos ahí, tanto desde la de los que formábamos parte del panel como del público que se sumó a la conversación. 

A continuación, comparto las principales ideas en torno a las cuáles estructuré mi aportación:

1.- GESTIONAR EL DESCONOCIMIENTO REQUIERE DE UN TIEMPO PROPIO: De lo contrario, puede suceder como en algunos casos ha pasado con la innovación o con el conocimiento, donde aparentemente se ha adoptado el reto, pero no se le ha dotado de recursos suficientes como para poder abordarlo con profundidad. Para ello es importante desarrollar convicción en la necesidad de abordar el desconocimiento y gestionar el riesgo que ello supone, como parte de las actuaciones para hacer frente a la incertidumbre que nos envuelve. 

2.- UN TIEMPO PARA EL SILENCIO: Para afrontar lo que se desconoce es necesario abrir una pausa e interrumpir el flujo de actividad normal. Es necesario abrir espacios de silencio para poder escuchar y aprender. No se escucha mientras se habla, la necesidad actual de hablar para hacerse ver y existir interrumpe la necesidad de escucha necesaria para conocer y aprender. En la actualidad, tristemente, la necesidad imperiosa de enseñar es la causa de que haya muchas personas que no se tomen el tiempo necesario para aprender antes, lo que agrava la situación enterrando el desconocimiento bajo capas y capas de falso conocimiento. 

3.- CALLAR PARA ESCUCHAR: El secreto está en contener la necesidad de hablar y poder callar. Callar para escuchar y ser receptivo a las claves que flotan a nuestro alrededor y permiten comprender parte de una realidad hasta ahora ignorada. Paradójicamente la intención de conocer implica, también, dejar de dirigir nuestra mirada a un objeto para contemplar y permitir que sean las cosas las que se nos presenten a los ojos.

4.- CALLAR PARA ESCUCHARSE: Callar permite ser conscientes de lo que pensamos, aprender de lo que sabemos y probablemente desconozcamos que sabemos por no estar atentos a lo que pensamos. Cualquier aferencia externa es interpretada por nuestro cerebro, en realidad, siempre aprendemos de nosotros mismos, por ello es muy necesario conocer aquellos sesgos que desvían nuestro pensamiento y nos limitan a abrirnos a nuevas percepciones de la realidad. 

5.- LA HUMILDAD NECESARIA PARA GESTIONAR EL DESCONOCIMIENTO: El desconocimiento es una realidad permanente e inseparable del conocimiento, un componente principal y atávico de la incertidumbre de nuestro tiempo; reconocerlo es ya un gran avance en su gestión, un factor imprescindible para desarrollar la humildad necesaria para abordarlo, no se puede acometer el desconocimiento desde la soberbia ni los prejuicios ideológicos, metodológicos o instrumentales, se ha de poder admitir abiertamente y sin complejos que lo inexplicable puede formar parte de la ecuación.

6.- MEDITACIÓN, COMUNIDAD Y CONVERSACIÓN: Esta es mi receta “practica” para operativizar la gestión del desconocimiento desde nuestra realidad personal y organizativa más cercana y sencilla.

Es necesario adquirir el hábito de meditar para silenciarnos, conocernos de primera mano, identificar nuestros filtros y gobernar nuestra vida mental para poder abrirnos. La meditación por la que abogo no es aquella que está dirigida, sino lo que se realiza en total silencio, sin objeto, a solas con la propia respiración, ya que las palabras encierran, comprimen y limitan cualquier realidad a un significado concreto.

La comunidad es la fórmula ancestral con la que los humanos hemos afrontado la incertidumbre. Las Comunidades de Práctica reciben su nombre por este motivo, por tratarse de un conjunto de profesionales que se plantean conjuntamente resolver una duda común a partir de su experiencia. Una comunidad de práctica sólo se explica por la riqueza de los puntos de vista que allí convergen, ya que es la que determina la intensidad de la luz que será capaz de proyectarse hacia lo que se desconoce, mezclando el conocimiento experto con el conocimiento menos experto, uno para realizar previsiones y el otro para explorar nuevas posibilidades. Aunque se hallen en su naturaleza, la clave fundamental de la Comunidad de Práctica no es la colaboración, la clave está en la escucha, en la capacidad de cada miembro para integrar a su propio conocimiento las aportaciones de los demás y devolverlas a la Comunidad con el valor añadido de su metabolización.

La conversación es el mecanismo natural de creación y transferencia de conocimiento entre las personas. Las personas conversan para relacionarse, es por ello por lo que las buenas conversaciones no acaban, sino que se interrumpen. Por ello, por esta vertiente contemplativa de no buscar conocer nada en concreto y la obertura a explorar todo aquello que aparece en el flujo dinámico de la interacción, la conversación es el instrumento genuino para deambular por la frontera de lo conocido y realizar incursiones en lo que se desconoce. La clave de la conversación vuelve a estar, otra vez, en la capacidad de escuchar y dar juego a la otra persona para que pueda enriquecer nuestra perspectiva con la suya; pero también en escucharnos, en oírnos decir cosas que no sabíamos que sabíamos convirtiendo, de este modo, nuestro saber en nuevo conocimiento.

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En la foto, de izquierda a derecha, Jesús Martínez, Carme Bonet, Jordi López y yo en nuestra conversación temática sobre cómo gestionar el desconocimiento.

 

Próximos pasos para la Gestión del Conocimiento en el ámbito público

Este era el título de la mesa redonda a la que fui invitado con motivo de la IV Jornada EDO/CEJFE sobre experiencias aplicadas en gestión del conocimiento, que se celebró en Barcelona el pasado 16 de junio y en la que mi humilde aportación estuvo sobradamente compensada por la oportunidad de aprender de una buena cantidad de experiencias y enfoques de otros colegas y profesionales del sector público, que están invirtiendo y consiguiendo grandes progresos en este ámbito.

Mi punto de vista sobre los próximos pasos en la gestión del conocimiento, no parte de lo que dicen los grandes autores, ni se inspira en la autocomplacencia de los años dedicados o en las comprensibles ganas de pasar página cuando se lleva mucho tiempo llevando a cabo una determinada actividad, mi opinión se destila de mi experiencia en los entornos en los que colaboro, entornos que, hay que decirlo, son sensibles -o al menos en parte- respecto a este tema, todavía tan difuso, de la Gestión del Conocimiento.

Y es justamente ahí donde todavía creo que hay mucho por hacer, en que el conocimiento adquiera “valor real” para la organización hasta el punto de que ésta dedique recursos importantes para detectarlo, generarlo y conectarlo a las personas.

Hoy por hoy, son todavía muchas las organizaciones públicas en las que, el conocimiento, todavía es visto como algo exótico y circunscrito a actividades prescindibles, ajenas al día a día y a los procesos realmente importantes de la organización. Todavía es mucho más lo que se dice, sobre la importancia de poner en valor el conocimiento, que los recursos que realmente se aplican a hacerlo realidad, un gap difícil de superar, probablemente debido a la inercia industrial que todavía se cierne sobre la cultura de nuestras organizaciones.

El reto

Pero el gran reto que, según mi punto de vista, se plantea para aquellas administraciones que ya están trabajando en hacer del conocimiento de sus personas y equipos de trabajo, uno de los principales activos de la organización, es conseguir que, estos equipos y personas, interioricen como un valor la generación y el intercambio de conocimiento hasta el punto de que sea un hábito para todas ellas.

La responsabilidad sobre la gestión del conocimiento no puede seguir confinada a un ámbito de la organización, no ha de ser una función delegada de la que una unidad especializada sea la propietaria ni, como apuntaba antes, las metodologías han de estar circunscritas a escenarios paralelos a la realidad organizativa como pueden serlo los eventos y jornadas de transferencia de conocimiento o, incluso, las Comunidades de Práctica, con ese toque casi clandestino que suelen tener sus reuniones y que les confieren ese carácter de estar usurpando tiempo “útil.”

Generar y compartir conocimiento ha de pasar a formar parte de la manera de hacer habitual de las personas y de los equipos, cada proceso de trabajo ha de incorporar, de manera natural, los mecanismos para generar conocimiento a partir del cómo se desarrolla la actividad y se hacen las cosas.

Los pasos

Para ello propongo una serie de medidas o mecanismos, que pueden contribuir poderosamente a llevar a cabo este cambio:

1.EL HÁBITO DE EVALUAR PARA APRENDER.

Es necesario impulsar la evaluación de las actividades, de manera habitual y, sobre todo, con el propósito principal de generar conocimiento y aprender de ello, es decir, esquivando las inercias que nos empujan a evaluar para, simplemente, obtener un valor, una calificación.

Este tipo de evaluación retroactiva ha de aplicarse de manera sencilla y metódica a todo aquello susceptible de aportar factores de éxito o de fracaso respecto a lo que nos proponemos, con el único objetivo de generar conocimiento a través de la obtención de lecciones aprendidas.

Así pues, debiéramos integrar este tipo de evaluación en la metodología de gestión de proyectos, en nuestras reuniones trabajo y, de manera sistemática, cada trimestre o semestre, a modo de reflexión sobre qué aprender del período laboral que hemos finalizado.

Integrar la evaluación del CÓMO lo hacemos, a nuestro día a día aporta beneficios colaterales como muscular la autoevaluación y la autocrítica tan necesarias para el aprendizaje, tomar consciencia del CÓMO equilibrándolo con la preponderancia que, ahora mismo, tiene el QUÉ y revalidar el APRENDER como valor, un aspecto que está en horas bajas por la importancia que ha adquirido, a lo largo de los años, la certificación como motivo principal para asistir a acciones formativas.

2.REVISAR EL ROL DE LOS RESPONSABLES DE EQUIPOS

A diferencia de otros momentos donde el enfoque en las organizaciones era más lineal y se esperaba básicamente de las personas con responsabilidades de mando, que transformaran las directrices de la organización en órdenes que fueran ejecutadas por sus equipos, el momento actual exige un enfoque que capacite a la organización para adaptarse, casi al instante, a un entorno que evoluciona rápidamente y está sujeto a frecuentes cambios.

En este nuevo enfoque, el papel de aquellos cargos que inciden directamente en lo que hacen las personas y determinan la dinámica que adoptan los equipos, es clave, ya que una de las funciones fundamentales que debieran esperarse de aquellas personas con responsabilidad directiva, es la gestión del conocimiento del equipo que está a su cargo para aplicarlo a la toma de decisiones, a la innovación y al aprendizaje.

Para ello hay que desarrollar competencias y aportar metodologías y herramientas que permitan a estas personas, tan decisivas para la cultura organizativa, desarrollar el rol de gestor del conocimiento de manera autónoma, sin depender de políticas de la organización ni de ningún departamento especializado.

3.POTENCIAR ESPACIOS ABIERTOS DE DIÁLOGO E INTERCAMBIO DE PUNTOS DE VISTA Y EXPERIENCIAS.

De sobra sabemos que las personas se transfieren conocimiento de manera espontánea, al margen de que nadie se proponga gestionar nada.

La afirmación que reza “hay personas que no quieren compartir su conocimiento”, no es del todo exacta, a menudo, lo que sucede, es que las personas se resisten a compartir el conocimiento a través de los canales que se les impone, pero, no por ello, dejan de compartirlo por otros canales informales de los que la conversación espontánea suele ser el más importante. A poco que levantemos la alfombra de lo formal encontraremos multitud de conexiones y redes informales entre personas y grupos, con el propósito, más o menos consciente, de compartir recursos de conocimiento.

Favorecer conversaciones es la manera más efectiva de generar y compartir conocimiento, a la par de generar comunidad, algo más importante de lo que parece ya que, formar comunidad y sentirse parte de ella ha sido, desde tiempos primigenios, la manera más efectiva con la que los humanos afrontan la incertidumbre. Es curioso, pero en estos tiempos tan inestables que estamos viviendo, podemos pasar de impulsar comunidades con el fin de compartir conocimiento a facilitar conversaciones con el propósito de generar comunidad.

Si nuestra cultura no estuviera tan orientada a obtener resultados rápidos y confiara más en los mecanismos genuinos de los humanos, nuestras organizaciones se estructurarían entorno a generar el máximo de conversaciones.

Mientras no sucede, disponemos de la oportunidad de oro que nos brindan modelos de trabajo probados como las Comunidades de Práctica o los Grupos Autogestionados de Proyecto, modelos que están llevando a cabo, la función de placenta organizativa, para nutrir y proteger este tipo de interacciones.

Muy interesante, al respecto, el gimnasio de la colaboración de la Universitat Politècnica de Catalunya, un espacio [habitación] sencillo, abierto y diáfano, con sillas y bancos movibles, taquillas con materiales para trabajar en grupo y las paredes empapeladas con lienzos para constituir equipos, soportes para recoger aportaciones, etc., al que puede acudir cualquier equipo o grupo de trabajo de la organización y aislarse durante unas horas para conversar, compartir y colaborar.

4. LIBERAR LA GESTIÓN DE CONOCIMIENTO DE LA OBSESIÓN POR LA MÉTRICA

La necesidad, tan característica de nuestro tiempo, de orientarse a resultados a corto plazo para poder disfrutarlos y, sobre todo, explicarlos, lleva a sembrar la gestión de indicadores superficiales, con poco recorrido y, a todas luces, prematuros para el impacto que cabe esperar de algo tan complejo como la transferencia de conocimiento entre humanos y su huella en las dinámicas organizativas.

Por otra parte, la obsesión por medir lo que se hace, es probable que acabe determinando que sólo se haga aquello que se puede medir, encorsetando las actuaciones y orientándolas principalmente a obtener datos de su evaluación, lo que explica el abordaje lineal -y algunas veces, frívolo- que adopta la gestión del conocimiento en muchas organizaciones.

Es necesario liberar la gestión del conocimiento de esta tensión por su métrica desactivando enfoques tradicionales que se hallan ocultos entre las sombras de esta obsesión por el control y apostando decididamente por convicciones del tipo: los adultos se comportan como adultos cuando se les trata como tales y que el conocimiento se transmite de manera inevitable y espontánea a través de interacciones formales e informales, las midamos o no.

La propuesta es que la evaluación sobre la efectividad de la gestión del conocimiento en una organización se desplace a los aspectos a lo que ha de servir y que se dan en el ecosistema en el que habitan las personas, como:

• La eficiencia en los proyectos, reuniones, procesos, etc.
• La seguridad percibida ante situaciones de incertidumbre.
• El compromiso de las personas con los equipos de trabajo.
• La aportación de valor en actividades transversales de la organización.
• La percepción de bienestar.

5. REVISAR EL ROL DE LOS DEPARTAMENTOS DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Tal y como decía al principio, es necesario revisar el rol que actualmente están desempeñando los departamentos y unidades especializadas en la gestión del conocimiento, ya que, localizar esta responsabilidad en alguien, explica la falta de responsabilidad del resto, tal y como en su momento ya sucedió con la responsabilidad sobre el desarrollo de las personas delegada a los servicios de formación.

Esto no significa que estos departamentos deban desaparecer, ni mucho menos, sino tan sólo transformar, con más convicción, su rol para transferir parte de su actual responsabilidad, al entorno organizativo, algo que está llevando a cabo el equipo que gestiona el conocimiento del Àrea de Drets Socials de l'Ajuntament de Barcelona, liderado por Carmina Català.

El papel de un departamento de gestión del conocimiento ha incluir el:

• Ser un observatorio de la gestión del conocimiento en la organización, escaneando experiencias, métodos, necesidades y posibles carencias.
• Ser un taller de creación de metodologías y técnicas para generar y compartir conocimiento.
• Dar soporte formativo, técnico y metodológico para capacitar a las unidades organizativas de una gestión autónoma de su propio conocimiento.
• Gestionar directamente aquellas actuaciones transversales y crear una visión holística del conocimiento de la organización.
• Visibilizar y facilitar la conexión del conocimiento de la organización con el de su entorno.

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La primera imagen corresponde a la primera parte de la mesa redonda en la que participé, de derecha a izquierda: Joaquim Carbonell [Neos], Alicia Pomarés [Humannova], Jesús Martínez [CEJFE], Carlos Merino [ICA2] y yo mismo exponiendo los contenidos que desarrollo en este artículo

La segunda imagen es de Michael Ancher [1879] y corresponde a Girls gossiping on a hill. Summer evening. Skagen.

La tercera imagen lleva por título A stroll on the beach y también es de Michael Ancher [1896]