martes, 16 de diciembre de 2008

Porqué no funcionan las reuniones

Hace ya algún tiempo, expuse en otro escenario un listado de posibles aspectos que inciden en el no funcionamiento de las reuniones.

De mi brainstorming particular salieron 16 aspectos, a ver si, con vuestras aportaciones, amplío la colección:

1. Dar por supuesta la comprensión de los objetivos de la reunión: Craso error. Se ha de insistir en dejar claros los objetivos. Leerlos en voz alta, si hace falta. No hacerlo no nos asegura que todos los participantes estén por lo mismo o sepan de qué va la reunión o qué se espera de su presencia.

2. Hablar de todo: En una reunión sobre seguimiento, presupuesto o estrategia no cabe hablar de los turnos para las vacaciones, por ejemplo. Es un error dejar abierto el orden del día. Como en la vida cotidiana, no podemos pasar eficazmente de un tema a otro diametralmente distinto. Reivindiquemos escenarios diferentes para temas diferentes.

3.Falta de orientación a resultados: Muchas reuniones no están orientadas a obtener algo. Hay que procurar extraer y formalizar aunque sean tres conclusiones de cada una de ellas.

4. Falta de información: Abundan las reuniones donde los participantes no disponen de la información necesaria, o donde continuamente alguien se levanta repetidas veces a buscar algún dato que necesita cada vez que lo encuentra en falta. Prepararse la reunión, asegurar la información y hacer fotocopias para todos es un rasgo de seriedad y contribuye a optimizar el tiempo.

5. Falta de una conducción clara: No hay nadie que controle el tiempo, que dé la palabra, que promueva la participación, que prepare los materiales, etc.

6. Falta de habilidades para dinamizar el equipo: En este caso sí que hay alguien que conduce pero no tiene ni idea de cómo fomentar la participación, o desviar una discusión entre dos o, sencillamente, de no aburrir…

7. Abuso en el uso de la palabra: Este aspecto está relacionado con los dos anteriores pero merece un punto a parte. Los monólogos son un exponente claro del poco aprovechamiento de la diversidad.

8. Discusiones entre personas: La reunión transcurre como un partido de tenis entre dos de los asistentes, con el resto expectante o bostezando…

9. No formalizar las conclusiones, compromisos, etc.: Los acuerdos o las responsabilidades adquiridas no se escriben y quedan en el ámbito de la memoria [o del mito…].

10. No respetar la hora de inicio o de final: Un clásico donde los haya que no permite organizar la agenda ni saber del tiempo de que se dispone…

11. Llegar tarde: Otro clásico. Llegar tarde es un indicador de la importancia que el acto tiene para la persona.

12. No aislar la reunión: Llamadas, interrupciones, entradas y salidas, etc. ¿Hace falta comentar más?

13. No blindar el tiempo previsto para la reunión: No se dispone de todo el tiempo previsto, alguien se ha de marchar antes. Hay que controlar las convocatorias o prever posibles desplazamientos antes o después de la reunión.

14. No recoger todas las aportaciones: el conductor/a no recoge todas las aportaciones, la información se pierde o quizás tan sólo la información aportada por alguien…hummm...poco tacto.

15. No prever el lugar de la reunión: Patética la imagen de un grupo buscando un lugar donde reunirse. Este aspecto denota falta de preparación, improvisación, poca importancia de la reunión y desconsideración para con los participantes…vaya, un mal comienzo.

16. Descalificación de las reuniones en la cultura corporativa: En la organización, estar reunido es sinónimo de estar perdiendo el tiempo. O, lo que es lo mismo, estar reunido no es estar trabajando. Las reuniones se realizan cuando no hay nada mejor que hacer. Normalmente esto pasa cuando coinciden los 15 aspectos anteriores.


7 comentarios:

  1. Aún recuerdo las absurdas reuniones de comité en uno de mis primeros empleos en una “gran” corporación multinacional. Para darte una idea, imagina un lunes por la mañana reunido con el comité que dirige la empresa. Todos tratando de centrarnos pero aún distraídos recordando el fin de semana. Algunos con dos cafés en el estómago pero aún con sueño. La mayoría escuchando datos y números que ya sabíamos de antemano. Mucha información en el aire que podríamos haber leído en un simple e-mail. Resultado: tiempo perdido y nada más. De las dos horas y media invertidas en reunirnos, sólo fueron útiles y productivos 15 minutos en total. Lo más preocupante, es que aún sabiendo este hecho, siguen reuniéndose todos los lunes para perpetuar la aburrida rutina corporativa.
    Muy ilustrativo tu post ...
    SM

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  2. La mayoría de los puntos que afectan a la dinámica de la reunión: no blindarla, llegar tarde, abuso en el uso de la palabra tienen un curioso efecto dominó. Una tanda de reuniones puede funcionar de maravilla hasta que uno de los convocados incurre en estas actitudes. Entonces, se replica su conducta entre el resto de miembros con una rapidez asombrosa!

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  3. Gràcias SM por tu aportación. He visualizado tu ejemplo nítidamente ;-)

    Anna, Sí, hay actuaciones que se expanden como infecciones produciendo una inflamación en la organización.
    ¿Conoces algún antídoto, vacuna o "dieta especial" que ayuden a contrarrestar, prevenir o curar este tipo de infecciones?

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  4. ¿Responsabilidad personal? Uf, qué difícil... Sólo se me ocurre que si conduces una reunión debes predicar con el ejemplo: preparación, seriedad, puntualidad,...

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  5. Creo que la "humanidad" es muy importante a la hora de conducir una reunión. El trato con respeto, en ambiente relajado, es bueno para obtener resultados. Lo que hago es que llevo una bitácora de la reunión, como un relator, en la onda del "StoryTeller" o cuenta cuentos. Es bueno, por que a veces, entre la conversación, sale la respuesta al problema.
    Muy bueno tu blog, te voy a agregar a mis favoritos. Me encantaría visitaras mi blog.
    Alberto
    Facility Manager

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  6. Totalmente de acuerdo Alberto, lástima que abunde tan poco en la "humanidad" [¿habrá que ir a buscarla fuera?]
    Gracias por tu valoración del blog, ya sabes que siempre sienta bien ;-)

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  7. Totalment d'acord Anna!!
    Creo que uno ha de armarse de coherencia si, en algún momento, ha de "picar las crestas"

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