Desde que nos incorporamos y echamos a andar hemos supuesto que lo hacemos bien [lo de andar] simplemente porque conseguimos trasladarnos de un sitio a otro, sin caernos y sin llamar la atención del prójimo por el modo de hacerlo… No obstante, si algún día nos descalzáramos y mirásemos por dónde se desgasta más la suela de nuestros zapatos, much@s de nosotr@s deduciríamos que no andamos tan bien y que, a largo plazo, nos estamos jugando la salud de nuestras rodillas, de la columna o de cualquier otra parte relacionada de nuestra arquitectura. De hacerlo [evaluar cómo andamos] podríamos poner remedio antes de que fuera demasiado tarde. Esta analogía tan sencilla que relacionamos continuamente con nuestros procesos de revisión y mejora continua de productos o servicios es lógica hasta cierto punto ya que no solemos aplicarla a ciertas situaciones críticas y que, sin embargo, son relevantes para la cultura de equipo, para la toma de decisiones y para la gestión del preciado recurso-tiempo… me refiero a las reuniones de trabajo.
He adquirido la sana costumbre, que además intento transmitir a aquellas personas con las que colaboro, de evaluar todas las reuniones realizadas con un equipo de trabajo. El procedimiento que sigo es muy sencillo:
- Me reservo los últimos 10-15 minutos de la reunión y propongo algo como:
- “Si os parece, podríamos valorar la marcha de la reunión, si ha sido útil, si ha sido dinámica, si el tiempo que hemos tenido era el suficiente, si se ha mantenido un ambiente que invitaba al trabajo… Vamos a pensar en ello y decidamos, cada un@, una nota del 0 al 10."
- A continuación “me levanto” [importante poder levantarse en una reunión…] y anoto en una pizarra o rotafolios las puntuación de cada persona del grupo de trabajo. Eso suele llevar poco tiempo y, afortunadamente, vivimos en un país donde cuesta dar el 10…
- Una vez anotado le pido a cada un@ qué ha echado de menos en la reunión para llegar al 10.
- Recojo en el rotafolios/pizarra cada una de las aportaciones. No abro debate, las anoto así, sin más y cierro la reunión.
- Envío lo más pronto posible, vía e-mail, las aportaciones recogidas a cada uno de los participantes en la reunión.
- Muy importante, la siguiente reunión la empiezo recitando las aportaciones recogidas en la última y así sucesivamente…
A parte de ser sencilla, realmente me está siendo muy útil esta forma de hacer. Y es que… [muy] de vez en cuando, conviene mirarse los zapatos y ver como caminamos para poder seguir haciéndolo…
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Sugerente reflexión. Traducir algo que se nos antoja enormemente difícil a gestos simples nos ayuda a asumirlo como cotidiano, a convertirlo en hábito. Y entonces aprendemos a hacerlo con naturalidad... la mejor opción, ¿verdad? Andar y bailar, entonces, no difieren demasiado: cuando aprendes los rudimentos, sólo entonces, puedes despreocuparte de los pasos y dejarte llevar por la melodía.
ResponderEliminarCuando era pequeña, el pediatra nos prescribió, a mis hermanos y a mí, unos ejercicios que consistían en caminar con un lápiz sujeto con los dedos de los pies, pues sospechaba que, de no corregirlo, podíamos llegar a tener los pies planos…
ResponderEliminarUn ejercicio sencillo. Tan sencillo como medir los efectos de una reunión sobre cada uno de los participantes, para evitar coger “reunionitis”…
Fabuloso Manel. Me lo apunto!
@Anna: En esta cultura de velocidad y del tetrabrick hemos perdido la costumbre de mirar los niveles de aceite del automóvil y nos limitamos a usar y tirar… Debe ser por eso que se nos antojan enormemente difíciles, gestos que deberían ser sencillos. Este mecanismo de la reuniones es altamente eficaz, ayuda a fijarse en el cómo hacemos las cosas y, además, es muy eficiente ya que no requiere de grandes recursos. En resumen, un pequeño truco que se esconde detrás de una gran magia.
ResponderEliminar@Maite: Buena idea, la del lápiz, mientras te leía hacía como que tenía uno entre los dedos y me he visto encogiéndolos y marcando el puente XD. Como ya sabes, conducir una reunión a veces no es tan fácil como nos parece, dar o quitar palabras, por ejemplo, puede ser un tema peliagudo si uno es mínimamente sensible a la frustración ajena. Con este modo de hacer que propongo, salen cosas “desde el grupo” [que si nos enrollamos, que si el tiempo era insuficiente, que si perdemos el objetivo, etc] y se pueden establecer normas también “desde el grupo” [las únicas con posibilidad de ser aceptadas…]. Vaya, como dices tú, un modo de prevenir la reunionitis, las reunioálgias y las reuniometástasis…:D
Felicidades por esta, como tú la llamas, sana costumbre de evaluar las reuniones.
ResponderEliminarLo habitual, como ya sabes, es no tenerlas ni siquiera programadas, ni con los objetivo/s formulado/s, tiempo, etc. Como mucho, se llega a tener una orden del día que, muchas veces, ni siquiera se cumple porque otro problema endémico lo evita: no sabemos conducir reuniones...
En fin, me parece casi de ciencia ficción proponer la evaluación de reuniones en mi organización. Se intentará, al menos.
Gracias por el post!
@Mònica: No deja de ser una forma de aprovechar el conocimiento que nosotros mismos generamos por experiencia. Estos métodos, al final, tienen más utilidad [y salen más baratos] que los consabidos cursos sobre reuniones. Cierto que hay organizaciones que están lejos de estas costumbres…pero nunca suele ser un problema general a toda la población, siempre hay alguien que lo hace mejor o que, al menos, lo intenta… ¿verdad?
ResponderEliminarLeyendo este post, lo primero que he pensado ha sido: "claro, lo entiendo todo porqué es una persona formada en psicología clínica" A medida que leía iba pensando... será verdad lo que dice mi profesora de "intervención psicológica" sobre la importancia de la evaluación, que si la evaluación debe hacerse de forma continuada a lo largo del proceso terapéutico, que si la evaluación forma parte de la terapia también, que se evalúa para conocer, para dar un feedback al cliente, etc...
ResponderEliminarBueno, con tu post he aprendido que este afán por la evaluación no es cosa de la psicología clínica únicamente sino de muchas mñas especialidades, y que cada vez evaluamos más.. por favor, qué estrés de vida que nosotros mismos nos creamos, no?
Lo que se debe evitar en estas evaluaciones que haces (y hacemos) constantemente es que salga un balance negativo de lo que haya sido el acontecimiento evaluado!
Besos.
Sara ;)
Las reuniones pueden convertirse en una pérdida de tiempo y evaluar su eficacia es una buena fórmula de mejorarlas. Nosotros también reservamos cinco minutos al final de cada reunión para hacer una evaluación. Hace tiempo incluso teníamos un formulario que rellenábamos, con una docena de cuestiones (puntualidad para comenzar y terminar la reunión, grado de participación, logro de objetivos, tiempo del que se ha dispuesto, orden del día con antelación, documentación disponible antes de la reunión...) En los primeros meses notamos bastante mejoría y aprendimos mucho sobre cómo hacer las reuniones más productivas.
ResponderEliminar@Sara: Como en todo, lo que cuenta es el sentido. Evaluar por evaluar, como hacen algunos, sí que es una pérdida de tiempo que conduce únicamente al estrés. Evaluar para saber si hacemos las cosas bien o mal [en positivo o en negativo] tampoco es que tenga mucho sentido en un mundo donde los criterios de evaluación pueden ser tan variados. La evaluación de la que escribo [y sospecho que es a la que te refieres…] es aquella que nos permite corregir posibles desviaciones para alcanzar un objetivo que nos hemos propuesto. Ésta, nos evita el estrés resultante de la frustración. Vaya, que es la evaluación sana…
ResponderEliminar@RobertoC: Pues aunque parezca cosa obvia, para mí no lo es encontrarme con equipos que tienen esos “tics” tan saludables. Para ampliar tu comentario, la idea del cuestionario [que sospecho que ya habéis superado] no está mal solo que, personalmente cada vez huyo más de la formulación de preguntas cerradas [incluso para averiguar la satisfacción laboral]. En cierta manera estoy convencido de que, las desviaciones de un objetivo propuesto han de ser tan relevantes que han de surgir del propio equipo. De otro modo, aunque se pongan de manifiesto ciertas cosas no se asumen como propias… Además, los cuestionarios [como los que se realizan al final de una sesión de formación] tienden a burocratizar la evaluación…Donde estén aquellas evaluaciones hechas a pié de papelógrafo…¿verdad?
ResponderEliminarMe parece excelente el título y el sentido que le has dado a tu blog: http://dudasgratis.wordpress.com/
Efectivamente, lo del cuestionario lo hemos superado. Lo fuimos abandonando, sospecho que por la rigidez. aún así, todavía tenemos mucho que mejorar, al menos en las reuniones que lidero.
ResponderEliminar@robertoC: a partir de cómo lo cuentas se deduce que os aplicáis aquello de la “excelencia” en la manera de trabajar. Da gusto… En fin, espero poder abrir oportunidades de conocer más sobre vuestro modo de operar. Recibe un cordial saludo,
ResponderEliminarSencilla y práctica aportación, espero ponerla en práctica muy pronto.
ResponderEliminarUn saludo
@Blanca: Gracias! Ya comentarás qué tal... :-)
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