La wiki en los proyectos de consultoría

Quizás lo que explique en este post sea generalizable a otras aplicaciones de las wikis..., eso no lo sé. Lo que me propongo es sencillamente dar respuesta a una serie de peticiones que desde hace unos meses tengo por parte de otros consultores y de algún cliente con quien colaboro, para que les oriente en cómo introducir una wiki en un proyecto. De todas maneras, lo que expondré lo encuentro válido para la gestión de cualquier espacio colaborativo en el que se persiga el trabajo en red de un grupo constituido para el logro de un objetivo.

Antes de empezar me apetece decir que una gran parte de lo que sé de wikis es el resultado de dialogar, compartir, contrastar, reír y colaborar con un gran colega y todavía mejor amigo con quien intento compartir la insalvable soledad que nos acompaña a los consultores, aunque estemos en medio de una multitud. La otra parte es el resultado del trabajo continuado, a lo largo del último año y medio, con wikis, introduciéndolas en todo tipo de proyectos y reflexionando sobre las variables que determinan el hecho de que, en algunos casos, sean el alma del proyecto y en otros, en cambio, pasen tan tristemente desapercibidas.

Voy a evitar buscar soluciones o explicaciones en los consabidos tópicos de la incultura digital o de las nuevas fobias que paralizan a los potenciales usuarios porque, la mayor parte de las veces, no está en nuestra mano actuar sobre ello. Si una cosa he aprendido en mi trabajo es a no comprometerme en obtener resultados en nada que no dependa de mi mismo y pueda controlar directamente. Así pues, voy a desarrollar en este post aquellos aspectos que dependen tan sólo de quien administra una wiki y que considero fundamental para su correcto funcionamiento.

Lo primero de todo es creérselo de una manera entusiasta: Una wiki no funciona sola. Por el mero hecho de abrir un espacio donde poder decir lo que se quiera no significa que las personas decidan utilizarlo, de la misma manera que no se llena cualquier hoja en blanco que uno se encuentre sobre una mesa. Si queremos darle una oportunidad a nuestra wiki hemos de creer de verdad en que la transparencia, la colaboración, la construcción continua y la conversación abierta es el eje que recorre transversalmente el proyecto y lo más deseable. Si no es así trataremos a la wiki como una herramienta más y la convertiremos en algo plano y opcional, cuando lo que se requiere es un convencimiento entusiasmado y sincero que la transforme en el equivalente de una plaza pública, centro por excelencia de la vida de las comunidades y donde se concentra la conversación de manera fluida y abierta. Si nos lo creemos, tenemos posibilidades de contagiar la confianza en la herramienta. Si no, no lo podremos ocultar por mucho que nos maquillemos.

“El ojo del amo engorda al caballo”: Hay que estar encima, así sin más, controlar o responder inmediatamente cualquier aportación, solucionar “a tiempo” la más mínima incidencia para acceder, actualizarla rápidamente con los productos de las sesiones de trabajo y mirar de buscar aspectos que la embellezcan o la enriquezcan. En uno de mis últimos proyectos decidí abrir una página que, como un banco de ideas, recogiera aquellas iniciativas que surgían espontáneamente en las sesiones presenciales y que no tenían aparentemente nada que ver con el proyecto. Estas iniciativas que, en una situación normal se solían diluir [o literalmente perder], las iba relacionando una detrás de otra en la wiki. Esto dio pié a enviar un mensaje a todos los participantes de la existencia de esa nueva página, a que curioseasen e incluso a que se estimulase la aportación de todo tipo de ideas. Si no vas a poder dedicarle el tiempo que necesita cuando lo necesite, plantéate no quemar ese cartucho en ese proyecto, es una de las formas con las que se contribuye a alejar aún más a ciertos colectivos de este tipo de herramientas.

Destaca el papel principal de la wiki en el proyecto desde la propuesta técnica: El papel principal de la wiki en la información, conversación, contraste y aporte de ideas ha de quedar reflejado en la propuesta técnica en toda su dimensión. Vaya, que si el cliente decide que no quiere esa plataforma ha de ser motivo suficiente como para replantearse el proyecto. De no ser así, el papel que se le otorga a la wiki y el que realmente se transmite es el de algo totalmente subsidiario y complementario, un accesorio que complementa de manera opcional lo que es realmente importante. La presencia de la wiki ha de ser el garante de que el enfoque del proyecto parte de unos principios que fundamentan la excelencia en la participación, la colaboración y la gestión del conocimiento que se halla en las personas.

Trabaja siempre desde la wiki: Hay que convertir la wiki en el escenario del que emana y al que va a parar toda la actividad del proyecto. Ya desde el momento presencial de poner al corriente a los participantes sobre los objetivos y la metodología a seguir, suelo hacerlo desde la wiki en la que he abierto una página con el programa previsto. De hecho empiezo siempre comunicando la existencia de la plataforma, su funcionamiento y su utilidad. A partir de buenas influencias he extendido esta práctica incluso a los proyectos de formación. Después de presentarme empiezo la acción de formación comentando la existencia de la wiki, mostrándola y obteniendo todos aquellos materiales que necesito a lo largo de la sesión [ppt, artículos, vídeos, etc.]. Sucede lo mismo en las reuniones de proyecto donde cada reunión supone una página en la que en un principio consta el programa y a la que irán a parar las conclusiones para que puedan ser ampliadas o debatidas entre sesión y sesión de trabajo. Es muy importante utilizar la wiki como única central de trabajo para contrarrestar la inercia y el hábito a utilizar otros canales más clásicos, más conocidos, pero con mucho menos potencial. En este sentido, últimamente incorporo una página que, como un “tablón de anuncios”, sirve para enviar mensajes de cualquier tipo, relacionados con el proyecto [convocatorias, actos informales, enlaces a informaciones varias, etc.] que pretende substituir al e-mail y a sus típicas listas de distribución.

Presta atención al factor humano: Hay pocos grupos actualmente que suelan parecerse a los que pueblan el puente de mando de la Nave Estelar Enterprise. El hecho de que una gran mayoría de las personas, se conduzcan de una manera determinada le concede a esa manera, nos guste o no, el beneplácito de lo normal. No prestarle atención es realmente una negligencia por nuestra parte. Así pues es recomendable no conformarse con el mensaje de acceso que llega automáticamente desde la wiki cuando se da de alta a algún participante y enviar un mail donde se explique de manera sencilla y amena cómo acceder, cómo subscribirse, porqué hacerlo etc. También hay que contemplar la alta probabilidad de que ese mensaje se pierda en el resto que probablemente pueblen el correo de la persona a la que nos dirigimos, por lo que no está de más advertir de ello presencialmente e insistir con otro correo si no hay señales de vida. Desde la sencillez de la contraseña hasta la amenidad de los contenidos, pasando por un diseño lógico, amable, intuitivo y fácil son aspectos clave que, sin garantizar el éxito de la wiki, sí que conducen a su fracaso en el caso de no ser tenidos suficientemente en cuenta.

Incluye una página que sirva para entretenerse, divagar, descansar…: La wiki ha de ser un espacio en el que quepa la posibilidad de acceder independientemente de que se tenga algo que aportar. Cada vez suelo darle más importancia al diseño y contenidos de una página en la que antes sólo incluía referencias documentales de apoyo al proyecto. Ahora suelo incluir esas referencias añadiendo otras [artículos, vídeos, viñetas, etc.] que, sin dejar de tener relación con los conceptos, métodos o técnicas utilizadas, añadan un toque de informalidad, de humor e incluso que apetezcan ser compartidas con otras personas. Hace poco, la participante en una acción formativa me decía que quería compartir los contenidos de esa página con sus compañeros de equipo, sus amigos e incluso con su familia. Las virtudes de este tipo de espacios facilita la participación, ya que quizás no hay ideas en torno a un proyecto pero en cambio quien más quien menos tiene un enlace interesante que compartir.

Y por último, da instrucciones directas para que se acceda: A lo largo de todo el post he partido de la base que la wiki es paralela a un espacio presencial. De hecho considero fundamental la presencia física al menos en su presentación. Vernos las caras y dirigir la mirada junto con el mensaje a los participantes dilata los poros del vínculo y aumenta la capacidad de generar compromiso. Personalmente pregunto directamente si están dispuestos a contribuir y si vale la pena que se le dedique tiempo a mantener este escenario. Cuando digo “preguntar” me refiero a que, luego me callo y espero una respuesta que salvando posibles dudas, abriendo márgenes de tiempo, subrayando la importancia del espacio y evidenciando la facilidad de su utilización sea un SÍ. Seducir [que no engañar] hacia el instrumento forma parte de nuestro trabajo. Uno de los fantasmas que suelen inhibir a aportar en un espacio colaborativo es el de pensar que la aportación ha de ser impecable, con contenido, larga e irrefutable. En este sentido, dar una instrucción directa para que la persona deje, cuando acceda por primera vez, un rastro de su presencia mediante un mensaje que pueda llegar a ser muy corto y simplemente de contacto [una valoración, un agradecimiento, una salutación] suele ser aconsejable a la par que orienta a canalizar la conversación hacia los parámetros de la naturalidad en los que realmente funciona la comunicación humana.

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Por si te interesa saber cómo estructuro las wikis lo he desarrollado en otro post [WikiClavis] donde también concreto otros aspectos que tengo en cuenta en su utilización.