[WikiClavis]

Como ya he comentado en otro post, actualmente acompaño muchos de mis proyectos con una wiki elaborada ad-hoc. La idea no surgió así, espontáneamente, sino que me fue sugerida hace un tiempo por otro colega artesano el cual, a lo largo de 20 años, ha tenido siempre la atención y habilidad de colocar las herramientas de su taller de la forma adecuada y de tal manera en mi mano para que, personalmente, pudiera encontrar también un buen uso para ellas. Así pues, ahora mismo suelo utilizar una wiki ya se trate de un proyecto de formación como de consultoría.

En el caso de las acciones de formación, la wiki me permite abrir escenarios de trabajo compartido fuera del tiempo presencial. Algo muy útil sobre todo para acciones cortas, como suelen serlo aquellas que imparto. Al final, edito las aportaciones y envío el documento al grupo de participantes como resultado tangible de la actividad formativa y como evidencia de una manera eficiente de colaborar y obtener resultados mediante este procedimiento. Así, de este modo, un grupo grande de participantes elaboró, añadiendo cada un@ unos pocos comportamientos, todo un directorio de competencias a lo largo de un mes. A parte del valor añadido que supone para acciones que normalmente parten de planteamientos estándar, es una forma muy efectiva de transferir e inocular estas herramientas y metodología de trabajo en algunas organizaciones a partir de una porción significativa de los participantes en la acción formativa.

En el caso de los proyectos de consultoría, organizo las wikis en torno a una serie de finalidades que suelen estar claramente interrelacionadas entre sí:

• Informar de todo lo concerniente al proyecto a todas aquellas personas que directa o indirectamente estén relacionadas con él. Este aspecto permite ganar mucho tiempo del que normalmente se dedica, al final, a la comunicación de resultados. La posibilidad de seguir la evolución de un proyecto a través de sus continuas meiosis genera un conocimiento sobre el mismo difícil de conseguir con la comunicación tradicional. De este modo lo incluyo todo, desde la propuesta técnica aprobada, hasta todas y cada una de las ideas y/o conclusiones a las que se vaya llegando, pasando por una agenda sobre la actividad por desarrollar y ya desarrollada.
• Integrar a tod@s aquellas personas o agentes relacionadas o con influencia sobre el proyecto mediante la posibilidad de conversar, compartir y colaborar en él. Tácticamente este aspecto es de singular importancia a la hora de vencer posibles resistencias, disolver incómodas competitividades, implicar en los resultados y facilitar su difusión, así como para la carga emocional positiva que supone sentirse partícipe de algo. Así pues, y por poner algún ejemplo, en la elaboración de un Plan Director en el que estoy colaborando para una Escuela Municipal de Música, se ha integrado a todo el equipo de la organización, directivos y técnicos municipales, cargos políticos, directores de otros conservatorios y de institutos, padres de alumnos, antiguos alumnos, etc.
• Aprovechar al máximo todo aquel conocimiento útil al desarrollo del proyecto. No creo necesario extenderme sobre este punto por ser básico en la utilización de este tipo de escenarios. Tan sólo apuntar que “aprovechar” aquí significa, pues esto, “aprovechar de verdad” con lo que supone de “estimular”, “respetar” e “integrar continuamente” todo aquello que se va cocinando.
• Mantener el beta en los resultados obtenidos en cada una de las fases. A sabiendas de que, en algún momento, se ha de marcar algo parecido a lo que puede ser, momentáneamente, un punto y final, a lo largo del desarrollo del proyecto, la wiki sirve como recipiente donde macerar los diferentes resultados [reflexiones, conclusiones, etc.] aprovechando la perspectiva que se obtiene cada día que pasa.
• Estimular la conversación entre todos los integrantes [intra y extraorganizativos] en torno a los diferentes resultados y aportaciones que se realizan creando algo parecido a una red social. Además, tengo por costumbre incluir una página de referencias donde no tan sólo coloco enlaces a artículos, posts y vídeos que guarden alguna relación con el proyecto sino también con intereses que puedan ser comunes a tod@s los miembros de la wiki animando a que ellos mismos también incluyan aportaciones propias. Aunque ya sabemos que no todo en el campo es orégano y que se trata de casos aislados, tengo un equipo que a raíz de esto han incorporado el Google Docs a su sistema de reuniones. Todos los comienzos son esperanzadores.
• Dar presencia transversal al proyecto. Es un hecho que la imposibilidad de dedicarse full-time a un proyecto genera espacios y huecos rápidamente subsanados por la inercia del día a día. Esto suele ser algo tóxico para todo proyecto y la wiki lo atenúa substituyendo la sensación de intermitencia por una de elasticidad esponjosa debido a la continuidad, ya sea a través de la red o emergiendo en el seno de la organización. Hace unos años tuve una experiencia donde llegué a conectar, cada día y mediante un blog, con dos grupos a los que veía tan sólo una vez por semana. Este aspecto ayudó muchísimo a fortalecer emocionalmente las relaciones.
• Facilitar el seguimiento suele ser algo que se le escapa al proveedor respecto al cliente que contrata los servicios. Tal y como está planteada en este post la utilización de la wiki en acciones de consultoría, se trata de una oportunidad para anticiparse y ofrecer al cliente una manera de seguir los proyectos que está impulsando, aunque no se halle directamente implicado en su desarrollo. Ni qué decir sobre la importancia que puede llegar a tener esta utilización para la generación de confianza.

Pueden haber otras finalidades o beneficios que se deducen de lo que he ido comentando a lo largo del post como el dar a conocer otras formas de cocreación y el complementar conocimientos sobre el tema en el que se está trabajando, pero prefiero ultimar este post compartiendo una relación de aspectos [¿detalles?] con los que tengo especial cuidado al utilizar esta herramienta:

1. Iniciarla paralelamente al proyecto.
2. Actualizar la información lo antes posible. Si puede ser en el mismo día mejor.
3. Comentar cualquier aportación que se haga, sobre todo al principio.
4. Hacer un borrador antes de editar en la wiki para no saturar el correo de aquellas posibles subscripciones.
5. Atender rápidamente [si es posible, instantáneamente] a las peticiones para incorporar información o para modificar alguna aportación.
6. Insistir, a lo largo de los espacios “presenciales”, en el papel e importancia de la wiki para el proyecto.
7. Prescindir del “papel” y remitir siempre a la wiki para todo aquello relacionado con el proyecto.
8. Actualizar las referencias y animarlas con algún Off Topic.

Este post está especialmente dirigido a un grupo de consultores que me han pedido que comparta mi utilización profesional de la wiki para aplicarla a un proyecto que están impulsando. A pesar del tradicional magnetismo y cautividad hacia el “cómo”, siempre he pensado que tener claro el para qué es fundamental para decidir y organizar el cómo hacerlo. De ahí la estructura y los contenidos que he escogido para este post con la esperanza de que, esta transferencia, se enriquezca y pueda complementarse con otras [vuestras] aportaciones.

Os dejo aquí un mapa mental con algún detalle más sobre la manera que he expuesto de organizar la wiki en un proyecto de consultoría.

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La fotografía corresponde al autobús [wikiwiki= rápido] que conecta las terminales del aeropuerto de Honolulu en Hawaii y que inspiró la utilización de la palabra para estos espacios colaborativos.