Cuando se requiere un exorcismo…

Sucede muy a menudo que, en gestión, las herramientas suelen dejar de serlo para convertirse en piedras faraónicas que los equipos arrastran fatigosamente con el fin de construir no se sabe qué obra, pero que se supone el producto de una mente caprichosa que está bajo los efectos del último curso de management recibido.

Así pues, técnicas o métodos pensados para hacer las cosas más fáciles y ayudar a la organización a hacer frente a sus desafíos y conseguir sus propósitos, son vividos como losas que aprisionan y capturan antiguas libertades, ensombreciendo el ánimo de las personas y provocando la distancia y el hastío de los equipos respecto de quienes pretenden liderarlos.

A poco que observemos, no será difícil ver cómo muchas de las herramienta al uso, ya sea la planificación o las competencias profesionales, pasando por los engorrosos procesos o los complicados cuadros de indicadores para el seguimiento y control de la gestión, son vividas como tropezones que añaden trabajo y exigen un plus de esfuerzo y tiempo al que ya requieren aquellas funciones que son vistas como realmente “necesarias”, “útiles” y relacionadas de manera indiscutible con el desempeño “normal” del puesto de trabajo.

Y es que este tipo de herramientas tienen un magnetismo especial para atraer aquellos rencores, disgustos, amarguras y frustraciones que las personas van acumulando en su relación con la organización. Todas ellas emociones fáciles de suscitar y que suelen germinar y desarrollarse en el nutritivo caldo de cultivo a base de poca cintura, pobre comunicación, falta de atención al detalle e imposiciones varias que suelen distinguir, en proporciones variables, a la cultura organizativa más pintada.

Es por esto que, justo cuando se detecta que estas herramientas dejan de serlo y han perdido su propósito original para pasar a convertirse en obstáculos en manos de las personas; cuando a través de ellas se expresan aquellos demonios que siembran el malestar, infectan de malhumor, irritan a los equipos y aumentan la distancia entre las personas y los niveles de la organización. Es por esto digo, que en este momento, conviene detenerse y expulsar a estos genios malignos abriendo un escenario muy especial de conversación que, a modo de exorcismo, permita identificar y purifique a personas y metodologías de aquellos aspectos que las tiznan y las confunden y, en definitiva, sirva para analizar, evaluar, debatir, reconciliarse y renovar la utilidad y el servicio que la herramienta ha de prestar, por este orden, a la persona, al equipo y a la organización.

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En la foto, un fragmento de El Exorcista con los padres Merrin y Karras en plena faena de “limpieza”.

Hace aproximadamente un año y medio ya utilicé la metáfora del exorcismo aplicada a la consultoría en un artículo que todavía firmaría.

Post

Normalmente, ante una idea para un post, lo primero que hago es buscar una ilustración que utilizo a modo de punto hipnótico sobre el que fijar la mirada y dejar que el pensamiento divague recogiendo todos aquellos cabos que la idea vaya descubriendo.

A continuación, y a partir de lo que creo que tengo en mente, suelo escoger un título en el que intento sintetizar [a veces incluso demasiado] en una sola idea todo lo que quiero decir. Quizás haya quien piense que esto es empezar la casa por el tejado, pero en mí surge el mismo efecto que cuando a un músico se le da el La para que afine, encuadra mi pensamiento y me permite pintar aquel fragmento incorporando, como quien pinta un cuadro, aquellos elementos [luz, movimiento] que permiten identificar la idea como parte del todo en el que se inscribe.

Suele pasar que, a medida que voy escribiendo, el título no encaja con los contenidos que se van desarrollando, ya sea porque queda pequeño o porqué la reflexión toma otros derroteros, y acabo explorando territorios que nada tienen que ver con la idea inicial. Entonces, sobre la marcha, y para desesperación de aquellas personas para las que el orden es una sucesión inalterable de fases, vuelvo a centrarme en buscar un nuevo título y una fotografía que sintonicen con el nuevo viaje, ya que tanto el uno como la otra son los puntos en los que me concentro y de los que parece [sólo me lo parece] que voy sacando las diferentes ideas que tejer en el post, como si fueran pañuelos de colores saliendo de la chistera de un mago. Bueno… quizás no tan rápido… en realidad, bastante más lentamente.

Y así, paseando la mirada de la foto al texto y del texto al título sucede que, a veces, cambio tanto de tema que dejo abiertas líneas de pensamiento distintas que me apresuro a guardar en una carpeta a la que he titulado “esborranys” para, de este modo, concederme la oportunidad de desarrollarlas en otra ocasión en la que me apetezca más hacerlo. Porque si de algo estoy seguro es de que, al final, uno siempre acaba haciendo realmente aquello que prefiere.

Algo así como me ha ocurrido con este post, en el que pretendía hablar sobre “la utilidad de la consultoría” y que ha terminado siendo otra cosa en mi necesidad obsesiva de explicar el porqué del título que había escogido. Y es que el tema, como se podrá comprobar otro día, era duro y, seguramente, el menos indicado para darle la bienvenida a esta Primavera, tiempo habrá…

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En la foto, unas anotaciones a este mismo artículo.

El deseo en la palabra

La directora de unos servicios municipales pidió ayuda para preparar una reunión muy importante para el futuro de su equipo.

Me expuso que se sentía poco reconocida y ninguneada por el equipo de gobierno del Ayuntamiento. Pensaba que este equipo no estaba al corriente de la importancia de su misión, así como del impacto social que tenía para el municipio, y que, en definitiva, estaba excesivamente atento a otros departamentos más mediáticos que otorgaban más visibilidad a la actuación municipal.

Quería preparar una relación de argumentos para defender la importancia de la labor que estaban llevando a cabo desde su ámbito de responsabilidad.

Le llamé la atención sobre la importancia de la palabra que había utilizado para formular su objetivo: defender. Y comentamos el hecho de que una postura defensiva suele incitar o convertir cualquier aferencia en un ataque. Que una defensa no persigue tanto el ganar como el no perder y de cómo la relación afectiva entre atacantes y defensores no era la que necesitaba precisamente para encontrar el apoyo que buscaba. Si se mantenía en esta tesitura debía esperar resultados en esta línea y la preparación de la reunión se debería centrar en desarrollar una relación de argumentos y de contraargumentos que, como una buena muralla, no cediera ni tuviera fisuras.

Después de revisar de nuevo sus motivaciones decidió que el planteamiento debía dar un vuelco. Que debería ser lo más parecido a una venta orientada a captar la atención hacia el interés que, para el total de la actuación municipal, tenían la contribución, el impacto y las potencialidades de los servicios que representaba. No se trataba de defender sino de seducir y este cambio conceptual comportaba también un cambio en los planteamientos, las actitudes, las expectativas y los tiempos… Nos pusimos manos a la obra.

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Por muy irreflexivo que a veces nos pueda parecer lo que decimos, las palabras no las articulamos porque sí. Siempre hay unos determinantes que, más o menos conscientemente, son la causa de que escojamos unas expresiones y no otras. De ahí la responsabilidad y la importancia de todo aquello que decimos. Pero también es muy conveniente que tengamos en cuenta que una vez dichas, esas mismas palabras lo tiñen todo, dictan nuestras expectativas y someten nuestras actuaciones. De ahí que sea tan importante pensar cómo decimos las cosas y revisar lo que hemos dicho.

Pienso en todo esto mientras trabajo en algunos proyectos que buscan el cambio organizativo. Unos planteándolo como una huida, otros como una oportunidad para explorar nuevos horizontes.

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Fuente de la fotografía: dolentia, a través de albaranes

Lo que le corresponde a cada uno…

I

En la inseguridad de mis primeros tanteos profesionales de juventud, decidí hacerme supervisar.

Acudía cada quince días a un piso en el Paseo de Gracia donde un señor, por el que sentía una profunda admiración, cuestionaba con exquisita delicadeza cada pregunta, conclusión o decisión a la que había llegado en mi trabajo.

Recuerdo como, carpeta bajo el brazo, puntualmente tocaba a la puerta y él me recibía estrechándome la mano e invitándome a que lo siguiera a través de una alfombra que se extendía por un largo pasillo hasta su despacho.

Durante mucho tiempo me intrigó conocer la razón por la que, al terminar, jamás me acompañaba hasta la salida y siempre me despedía en su despacho cerrando la puerta tras de mí y dejándome sólo ante aquel pasillo con alfombra que, en la humildad de mis inicios, cruzaba un tanto cohibido.

Al cabo de unos meses, en el momento en que nos despedíamos, un poco más confiado, me atreví a preguntar:

- Normalmente, cuando en mi despacho recibo y despido a mis clientes, los acompaño hasta la puerta. He observado que usted no lo hace nunca… ¿hay alguna razón para ello?

A lo que él me contestó…

- Es una forma de hacerle ver que, en esta relación, siempre hay una parte del camino que la debe recorrer usted sólo.

Y a lo largo de los años esta enseñanza vuelve a mí recurrentemente…

II

Ya sea acompañando o dando soporte de una forma más directa, actualmente estoy metido en varios proyectos que implican un profundo cambio en las organizaciones con las que colaboro. En alguno de ellos, el cambio es tan grande que, más que de un cambio, se trata de una verdadera transformación que implica desde a la forma jurídica de la organización hasta el abasto de su intervención pasando por la revisión de la cartera de servicios.

Palpitando ansiosa y descompasadamente y como si de una neblina se tratara, se percibe en el fondo de estos proyectos una ansiedad basal que emana de las personas, que impregna cada una de las actuaciones y que tiene su origen en la incertidumbre que el cambio provoca en el orden de la vida que cada uno tiende a ver como natural e imperecedero.

Aspectos como la seguridad en el trabajo, las condiciones en las que se da, las funciones tal y como se han venido desarrollando, las ambiciones de futuro, etc., afloran aquí o allá buscando, a lo largo del proceso, una brecha donde poder formular la pregunta sobre si ¿va a cambiar algo de todo esto? y en la que se adivina la posibilidad de una única respuesta válida, que no es otra que aquella que devuelva a cada uno sano y salvo a la cotidianeidad de su propio ritmo.

La dificultad de responder a esta pregunta no reside tanto en la imprevisibilidad que comporta cualquier proceso de cambio como en el conocimiento tácito que toda persona tiene de que el cambio siempre afecta, en mayor o menor grado, a "todo". De ahí la ansiedad [el miedo…] que despierta y la tendencia compulsiva a negar, en aquellos aspectos más comprometidos, que “uno forme parte de ese todo”

Es por esta razón que una de las claves del éxito en este tipo de procesos reside en encontrar la manera de hacer explicito esto que ya sabemos todos: que el cambio también implica cambios en cada uno de nosotros y que, por lo tanto, una parte del cómo afrontarlo, le corresponde exclusivamente a cada uno.

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En la fotografía: “esquema sobre un pentagrama” tomada en Can Roig i Torres en una sesión de trabajo para el desarrollo de su Plan Director.

La muerte del organigrama

Tampoco hay que llevarse las manos a la cabeza por el título del post. Realmente el organigrama no ha muerto del todo, se trata tan sólo de una muerte cerebral que lo mantiene vivo pero sin contacto alguno con la realidad. Eso sí, yace totalmente quieto, cataléptico, asépticamente envuelto en blanco y captando la atención de todos aquellos que no pueden o no quieren hacerse a la idea de que el supuesto orden humano es al orden natural lo que un pimiento del Padrón es al desierto del Gobi. Y es que, a menudo nos olvidamos que, aunque necesitemos volverlo cuadrado para entenderlo, el mundo realmente es redondo.

Pero no vaya a creerse nadie que en un arrebato de actualidad quiero cargarme el buen hacer de nuestros padres y abuelos, que con tanto esfuerzo nos legaron instrumentos para el mejor vivir de las generaciones posteriores, no. El organigrama sirve para lo que ha servido siempre, es decir, para aquellos aspectos relacionados con la gestión pura y dura del personal, eso es, saber quién es quién y, a partir de aquí, argumentar los deberes y [sobre todo] derechos de pertenecer a un nivel u otro.

En el mejor de las casos, un organigrama también se utiliza para saber quién debería incidir directa e irremediablemente [a veces potenciando, otras interrumpiendo] sobre alguien o, dicho de otro modo, para saber quiénes toman las decisiones que afectan con más o menos gracia y más o menos graciosamente a los diferentes niveles que van desarrollándose a lo largo de su arquitectura.

Para lo que no resulta útil en demasiados casos es para jugar aquellas ligas más elevadas en las que se le ha forzado a participar, como por ejemplo para explicar el funcionamiento real de la organización, esto es, cómo se relacionan y obtienen las personas los recursos necesarios para llevar a cabo con éxito su trabajo.

Y es que allí donde se requiere que las personas se relacionen entre sí y en todas direcciones para compartir recursos como la información o el tiempo, actúen con iniciativa y se anticipen a las necesidades, innoven, propongan y apliquen mejoras en cualquier ámbito de la organización y, en fin, se muevan en ella como por su casa, el organigrama, tal y como lo entendemos, no da la talla ni por asomo.

Con el gráfico propósito de ser fácil de entender y fiel al concepto de simetría que parece tener incrustado en su genotipo, no ha podido evadirse de ofrecernos a las organizaciones de una manera plana y arracimada, con sus trabajadores alineados, convenientemente enlatados y etiquetados y, lo que suele ser más significativo, destacando de manera inequívoca, con nombre, apellido y rótulo aquellas castas que han de ser inmediatamente identificadas y reconocidas.

Mírese como se mire, los organigramas suelen buscar el poner a cada cual en su lugar en un mundo que está pidiendo a gritos que cada uno adopte aquel sitio en el que aporte más valor a un conjunto que ya no es un equipo, o un departamento, sino una red compleja que muy probablemente traspasa incluso las paredes de la organización. Y todo esto sucede en un momento en el que se requiere que la persona se sienta parte responsable y activa de una organización “viva” capaz de adoptar rápidamente aquella forma que mejor se adapte a la “liquidez” de su entorno.

Porque muchos de los problemas más comunes de comunicación, de liderazgo o de clima laboral tienen entre sus causas el efecto que tiene sobre la organización el organigrama en el que busca reflejarse, ya que éste suele insistir en compartimentarlo todo y, en consecuencia, diferenciarlo y separarlo. Querer entender a partir de las partes lo que suele ser obra de un conjunto es uno de los errores más frecuentes que venimos arrastrando y uno de los determinantes de la ceguera actual a la complejidad de los asuntos humanos.

Para no rizar el rizo, no voy a entrar en que la relación entre el organigrama y los propósitos de la organización viene siendo, desde hace un tiempo, dudosa. Aquello de "vamos a organizarnos para hacer tal o cual cosa" no suele estar al orden del día. De hecho es habitual que se busque un modelo organizativo al margen de cualquier planteamiento estratégico, algo que, ya de por sí, debería resultarnos sospechoso.

¿Que hemos de tener un modelo de cómo queremos organizarnos y que debería poder representarse de manera gráfica? Por supuesto. Pero indudablemente ha de hacerse un esfuerzo para, en contra de lo que suele suceder, supeditar el gráfico a la imaginación y plasmar el modelo [des]organizativo que requieren estos tiempos. Un modelo que seguramente contemplará más proyectos, programas y procesos que departamentos y que resituará a los líderes en aquellos puntos donde ofrezcan más valor al trabajo en red.

Pero esto ya es hablar de nacimientos y no es el objetivo de este post.

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El organigrama que encabeza el post y que recomiendo ver en detalle es una graciosa aportación de Sueños de la Razón