La transversalidad del MOMENTO ZERO del trabajo colaborativo

Siempre hemos definido el MOMENTO_ZERO como aquel momento, entre la génesis de una idea y el inicio del proyecto, donde las personas que pretenden formar un equipo o una Comunidad [en el caso de las Comunidades de Práctica], establecen una conversación orientada a unificar criterios, poner sobre la mesa las diferentes motivaciones, visualizar conjuntamente el camino a recorrer, dimensionar las capacidades del grupo y facilitar el que cada cual pueda valorar, íntimamente, su disponibilidad para contraer el nivel de compromiso que requiere el objetivo que se pretende conseguir.

En la práctica, el MOMENTO_ZERO suele traducirse en uno o varios encuentros previos al inicio del proyecto donde, siguiendo una metodología determinada, las personas conversan y debaten sobre diferentes aspectos que inciden de manera directa en el desarrollo de la idea pero, sobre todo, en los determinantes que inciden en la salud del trabajo colaborativo que se pretende impulsar.

De hecho, el MOMENTO ZERO ha estado conceptualizado como una herramienta básica para fortalecer la salud del equipo ya que persigue, inicialmente:

• Abrir un espacio de tiempo no ejecutivo, entre la idea y la acción, que permita a diferentes personas expresar las ilusiones, intenciones, ideas y opiniones que alimentan y tienen sobre un mismo proyecto.

• Fortalecer los mecanismos del trabajo en equipo mediante el debate y unificación de criterios respecto a los propósitos, metas, destinatarios y mecanismos de funcionamiento del proyecto.

• Visualizar las implicaciones de colaborar en el proyecto, anticipar dificultades, elaborar hipótesis sobre las cargas de trabajo y decidir, con más criterio, la voluntad de permanecer en el equipo o en la comunidad.

• Unificar criterios sobre la manera de interrelacionarse y facilitar la coordinación que requiere el trabajo colaborativo.

• La conversación en torno al proyecto y la exposición abierta de las diferentes ideas y opiniones lo convierte en una herramienta valiosa para conocerse unos a otros y crear identidad de grupo.

• Anticipar y poner de manifiesto aquellos aspectos que pueden entorpecer el trabajo colaborativo o alterar la salud del equipo y hacer posible programar acciones y establecer compromisos para combatirlos.

• Contribuir poderosamente al sentimiento de propiedad que las personas han de tener sobre el propósito, naturaleza y características de la comunidad o equipo al que pertenecen, a la voluntariedad de estar donde realmente se quieren estar y a la capacidad de autogestión necesaria para que sean las personas las que decidan qué hacer, cómo y cuándo.

Pero, al margen de estos beneficios, esperar que el impacto del MOMENTO ZERO sea suficiente con la aplicación de esta metodología al inicio de un proyecto es ingenuo, como sabemos, las intenciones, conclusiones y propósitos suelen caer en el limbo del olvido una vez el equipo o la comunidad entra en materia y las personas se sumergen en su cultura habitual de trabajo.

Esta es la razón por la que, con el fin de aprovechar la riqueza del MOMENTO_ZERO y dotar de vigor y funcionalidad a sus conclusiones, es necesario articular un sistema de seguimiento que permita:

• Recordar y mantener vivos los propósitos del equipo y la reflexión realizada en torno a ellos.

• Valorar la utilidad de los acuerdos y el grado de cumplimiento de los compromisos.

• Aprovechar el conocimiento adquirido para realizar aquellos ajustes que se consideren necesarios en el propósito y funcionamiento del grupo de trabajo así como en aquellos compromisos de las personas que contribuyen a su vitalidad.

Mediante este seguimiento, el MOMENTO_ZERO no se limita tan sólo a un encuentro al inicio del proyecto, sino que se extiende a lo largo del tiempo, a aquellos otros momentos en los que el grupo de trabajo se detiene expresamente para recapacitar, reorientarse y validar o ajustar las decisiones sobre el proyecto y el papel que las personas tienen en él.

Los períodos de seguimiento del MOMENTO_ZERO están sujetos a la vida de la comunidad o del equipo de trabajo. La idea es que no sean tan cortos como para que no dé tiempo a obtener datos de evolución ni tan largos como para que se reduzcan las posibilidades de una corrección efectiva, en el caso de que esta sea necesaria.

El seguimiento deber realizarse sobre los acuerdos tomados por el grupo de trabajo, es decir sobre los objetivos, sobre los escenarios de relación, sobre la ejecución de los roles funcionales y sobre la idoneidad y grado de cumplimiento de los compromisos adoptados por las personas.

Pero sabemos que, tanto o más importante que el lugar al que se pretende llegar es cómo se llega a dónde se quiere ir, y que es en el camino donde se dan los encuentros, se aprende y, en definitiva, las personas se transforman y van madurando a la par de adquirir consciencia de saber dónde se hallan y de cómo lo han conseguido. Esto que, según se mire, puede encajar con cualquier ámbito de la vida, debiera ser una máxima en cualquier tipo de trabajo colaborativo impulsado en el seno de la organización.

Por esto, el MOMENTO ZERO no aspira tan sólo a ser una herramienta para facilitar la constitución de un grupo o una comunidad en torno a un objetivo común sino que su propósito es trascender a este fin para convertirse en una práctica transversal que permita generar conocimiento y aprendizaje en la organización.

Así pues, una vez finalizada su misión, la comunidad de práctica o el equipo de trabajo ha de dirigir la atención hacia el cómo se han hecho las cosas, hacia los factores de éxito o aquellos aspectos que han dificultado o impedido el logro de los objetivos propuestos, ya que es evaluando el método y los valores que lo han inspirado donde se halla la gran posibilidad de aprender y poder mostrar una versión mejor de uno mismo en el futuro.

En este sentido, evaluar desde el MOMENTO ZERO la actividad del equipo o de la comunidad es una oportunidad extraordinaria de aprendizaje para la persona, para el equipo y para el conjunto de la organización.

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En la primera fotografía, MOMENTO ZERO de uno de los Grupos de Aprendizaje Colaborativo impulsados por l'Escola Balear d'Administració Pública en Octubre de este año [2018]

La segunda imagen corresponde al logo con el que me obsequió Rafael Lifante [Servicio de Formación de la Diputación de Alicante] para ilustrar el Manual del MOMENTO ZERO del trabajo colaborativo.