domingo, 26 de febrero de 2017

El "momento 0" del trabajo colaborativo

Hay un fenómeno que se repite de manera constante a la hora de impulsar una Comunidad de Práctica o cualquier otro formato de trabajo colaborativo y es el del paso directo de la idea que genera la iniciativa a la acción para desarrollarla.

Son escasas las ocasiones en las que se tiene suficientemente en cuenta y se invierte el tiempo necesario en reflexionar sobre las condiciones que se deben de dar en el equipo de trabajo para el logro de los objetivos. A lo sumo se decide sobre la plataforma a utilizar o el calendario de hitos a cumplir, temas que se consideran “útiles” y suficientes como para que cualquier persona responsable se haga a la idea y pueda ponerse manos a la obra.

Es difícil rastrear las causas y acertar con los factores que determinan este pasar rápidamente a la acción sin primero dimensionar y dejar claro el nivel de compromiso que se requiere por parte de las personas y lo que ello comporta, una omisión que, dicho sea de paso, suele darse de manera recurrente en muchas otras esferas de nuestras vidas.

Sea por lo que fuere, dar por supuesta la unidad de criterio sobre los objetivos, no anticipar las cargas de trabajo, dejar de calcular la capacidad para incluir una nueva actividad en nuestra agenda, comparar la sintonía de las propias motivaciones con las de las otras personas o no evaluar la capacidad personal para contener el ego y contribuir al logro de un objetivo común suelen ser la causa del fracaso de muchos de estos proyectos.

Es muy probable que este ejercicio no se lleve a cabo por dar por supuesto que cada persona, en cuanto a adulta y responsable, tiene en consideración cada uno de estos factores, por lo demás de lo más obvios, a la hora de comprometerse con un colectivo en un proyecto determinado y se considere redundante e innecesario detenerse en ello, pero no es así.

Aunque sea difícil reconocerlo, la experiencia nos demuestra todo lo contrario: la inercia del discurso mental interno de cada cual suele ser un poderoso distorsionador a la hora de formular objetivos comunes, muchas personas sobrevaloran a primera vista la capacidad de su agenda, cada cual tiene sus propias razones para querer participar en un proyecto y estas razones no tienen por qué coincidir e incluso pueden ser antagónicas con las de otras personas, tristemente los individuos suelen confundirse con los egos que han construido de si mismos y la ilusión necesaria para perseguir con determinación un proyecto suele diluirse en la sobre estimulación y complejidad del día a día.

En el caso de ciertas tipologías de trabajo colaborativo como pueden serlo las Comunidades de Práctica, este fenómeno suele evidenciarse en el desgaste que muestran aquellas personas que llevan a cabo [de manera voluntaria] la moderación del grupo y que acaban resintiéndose de la sobrecarga funcional que conlleva recuperar el compromiso de las personas y asumir personalmente los huecos que éste va dejando dedicándole recursos propios en forma de tiempo y esfuerzo.

De hecho, el abandono creciente de personas que a raíz de experiencias previas, rehúsan asumir el rol de moderación es uno de los datos principales que me hacen cuestionar algunas de las bondades con las que se suele presentar, en los últimos años, los éxitos de las Comunidades de Práctica como logros del trabajo colaborativo y que me han llevado a la reflexión y propuesta metodológica que planteo en este artículo.

Entre la génesis de una idea y el inicio de un proyecto colaborativo para desarrollarla es necesario abrir un momento y dedicarle un tiempo a que las personas analicen y debatan conjuntamente sobre la naturaleza del trabajo que van a emprender y las exigencias que requerirá de cada una de ellas.

A este momento lo denomino “momento 0” ya que no aporta un valor directo a la idea que da sentido y a partir de la cual se ha creado al grupo de trabajo sino que se orienta a unificar objetivos y motivaciones, visualizar conjuntamente el camino a recorrer, dimensionar las competencias o recursos necesarios y, en definitiva, a generar información para que cada cual valore no tan solo su voluntad sino la disponibilidad necesaria para contraer el nivel de compromiso que requiere el objetivo que se propone la Comunidad.

El momento 0 es la oportunidad de mantener un idilio previo con el proyecto para decidir consciente y conjuntamente el nivel de compromiso que se requiere y el que la persona está dispuesta a ofrecer.

En la práctica, el momento 0 se traduce en uno o varios encuentros previos al inicio de la Comunidad donde los participantes conversan y debaten sobre diferentes aspectos que inciden de manera directa en el desarrollo del proyecto y, sobre todo, en los determinantes de la salud del trabajo colaborativo.

El número de estos encuentros es variable y suele estar sujeto al tiempo del que se dispone para analizar y debatir sobre cada uno de los temas a tratar. No obstante es importante insistir en la singularidad y trascendencia de este momento y en que el tiempo que se invierta ha de ser el necesario para despejar dudas, escuchar posiciones, aunar ideas, promover confianza mutua y calibrar de manera equitativa el papel de cada persona en el conjunto de la Comunidad.


Para facilitar el objetivo de este momento 0 es importante que el equipo cuente con una orientación sobre los temas a analizar, debatir y acordar. En diferentes proyectos he utilizado plantillas [canvas] que permiten al equipo trabajar sobre un mismo lienzo, seguir un itinerario que aporte equilibrio a la reflexión y tener a la vista aquellos aspectos que se van concluyendo.

La adaptación gráfica de las plantillas que utilizo está inspirada en la del Business Model Canvas de Alexander Osterwalder [2011] aunque su aplicación a este contexto, estructura, recorrido y guía de utilización es mía y suelo ajustarla a las características y particularidades de cada comunidad.

Entre los factores que suelo tratar en este momento 0 están los siguientes:
  • La propuesta de valor: Qué resuelve la Comunidad. Cuál es el valor añadido que aporta a otras acciones o productos que ya existen o se están ofreciendo.
  • El resultado: En qué se ha de concretar el trabajo realizado por la Comunidad de Práctica. Cuál ha de ser el producto final.
  • Las actuaciones: Qué tipología de actividades deberán llevar a cabo los miembros de la Comunidad de Práctica. Tanto las referidas al logro de los resultados como a aquellas que sean necesarias para favorecer el trabajo colaborativo.
  • Los escenarios: De qué forma se comunicaran e intercambiaran conocimiento los miembros del equipo. Qué tecnología es la necesaria y que se requiere para poder utilizarla.
  • Los bloqueos: Qué factores o variables puede dificultar el trabajo colaborativo, la fluidez de la conversación, el bienestar, el clima de trabajo y, en definitiva, el desarrollo armónico de la vida de la Comunidad de Práctica.
  • Los compromisos: A qué se han de comprometer los miembros para superar o evitar estos bloqueos y garantizar la salud de la Comunidad.
  • El seguimiento: De qué manera, cuándo y cómo se seguirán los compromisos adoptados y qué tipo de decisiones deberán tomarse ante posibles desviaciones.
  • Los roles: Cuáles son los roles básicos de la Comunidad y cuáles sus funciones. De qué manera puede aligerar el conjunto de la Comunidad la carga de trabajo que conllevan.
  • Qué me motiva: Visto lo visto, qué motiva personalmente a cada una de las personas a querer participar en esta Comunidad de Práctica.
Los beneficios que conlleva incluir un momento 0 en el inicio de cualquier Comunidad de Práctica van más allá del propósito inicial de vacunar al equipo con la dosis de consciencia de lo que significa trabajar en colaboración que ha de tener toda aquella persona que pretenda hacerlo, ya que este ejercicio también contribuye poderosamente al sentimiento de propiedad que las personas han de tener sobre el propósito, naturaleza y características de la comunidad a la que pertenecen.

Para finalizar conviene no olvidar el potente valor pedagógico del momento 0 como oportunidad para reflexionar -en la práctica- sobre los factores determinantes y las implicaciones de la colaboración y del trabajo en equipo.

----
- La primera imagen corresponde a una pintura de Ramón Casas, Sardanes a la Font de Sant Roc a Olot [1901]. Tanto el autor como la población [Olot] están muy vinculadas afectivamente a mi vida y la escena de la sardana siendo observada por las dos mujeres me ha parecido una buena alegoría del momento 0 de cualquier comunidad.

- La segunda imagen es un collage con diferentes grupos trabajando con modelos del CANVAS_MOMENT_0 de [cumClavis].





9 comentarios:

  1. Muchas gracias Manel, justo en este momento le estaba dando vueltas sobre como enfocar un trabajo colaborativo. Y esto mejora mucho lo que yo pensaba.

    ResponderEliminar
  2. Como siempre, GRACIAS Manel por compartir con esta gran lucidez que te caracteritza.
    El momento cero de una CoP es un paso que puede ahorrar frustraciones pero sobre todo facilitarà el compromiso que darà la fuerza para continuar hasta el final.
    Hace tiempo que sabíamos que nuestras CoP de Salut Pública necesitaban algo más para ser aún mejores. Ahora estan acabando la 6a temporada.
    No dudes que antes de la 7a haremos que cada CoP viva su momento de conocerse mejor antes de comprometerse (festeig, en catalan).

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Gracias Dani,

      Este tipo de acciones siempre son muy saludables y necesarias aunque tú y yo sabemos que no son suficientes si no las acompañamos de un seguimiento periódico y cercano que rescate los compromisos y sensaciones adoptadas en el momento 0, del olvido a las que los condena las urgencias y el día a día.

      Estoy seguro que con este paso vuestras CoP’s ya alcanzaran el…Nirvana? O como mínimo estarán muy cerca de ello ;-))

      Una abraçada forta!

      Eliminar
  3. Hola Manel,
    excelente y lúcido como siempre, como dicen los amigos.

    En Nexus24 trabajamos el momento zero con un canvas que nos inventamos y que nos sirve bastante. Lo llamamos la "matriu TEC - de Trabajo en Equipos Colaborativos". Lo tenemos compartido aquí, por si le sirve a alguien:
    http://www.upc.edu/nexus24/ca/caixa-deines/dinamiques/carpeta-dinamiques/matriu-tec

    Otro tipo de recursos que nos sirve mucho es aplicar algunas dinamicas heredadas de nuestros amigos de Tejeredes, basadas en su teoría del CLEHES. Eso ya va directo al fondo de la cuestión y permite poner en juego los egos, las actitudes, las emociones, los elementos motivadores, etc.

    Un abrazo y felices colaboraciones a tod@s.

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Gràcies Didac! veig que discurrim per camins paral·lels ;)

      Eliminar
  4. La inercia del discurso mental interno… ¡Uff...! Me enganchó esta frase desde la primera lectura del post y llevo varios días sin quitármela de la cabeza. Realmente es casi un denominador común y, además, un enemigo difícil de combatir. Cuando tenemos pocos años se nos escapa por falta de conocimiento y experiencia pero luego parece que invertimos más en “encubrir” que en “descubrir”. Se diría que este momento 0 es el de aprender a conversar y, como tú dices, a entender el cerebro de los demás como una prótesis al propio. Los párrafos 4º y 6º me parecen fundamentales, imprescindibles. Me los apropio ;)

    Gracias por la claridad del post, Manel, una auténtica dosis de oxigeno. Me la pongo como guía en un proyecto que nada tiene que ver con nuestros habituales entornos de consultoría pero que necesita una buena dosis de sabiduría práctica para que no se escape la ilusión por las rendijas. O para dejar que se escape y se ramifique, pero siendo conscientes de los descubrimientos del camino.

    Una abraçada!

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Supongo que la dificultad que plantea el sexto párrafo se debe a la falta de hábito en la planificación de proyectos. Solemos afiliar-nos a las ideas por el deseo de habitarlas o poseerlas sin contemplar lo que supone desarrollarlas, viene a ser como el “comer con los ojos” que decía mi madre cuando creíamos poder con ciertas cantidades de alimentos sin prever que mientras lo hiciéramos nos quedaríamos sin hambre.

      Este ejercicio que se plantea en este post es útil para entrenarse en este anticipar para comprometerse con fundamento y sirve para muchas cosas, desde crear una comunidad a plantearse una reunión periódica.

      Gracias por la aportación Isa, y disculpa haber tardado tanto en responderte, voy un poco liado, ya sabes…;)

      Eliminar
  5. Excel·lent Manel! Una abraçada

    ResponderEliminar