Este artículo es el resultado de un trabajo conjunto
con el equipo del Gabinet Tècnic del Departament d’Acció Climàtica, Alimentació i Agenda Rural de la
Generalitat de Catalunya, en el marco del programa
de asesoramiento que la Escola d’Administració Pública de Catalunya ofrece
a los diferentes departamentos de la Generalitat.
La idea de compartir este contenido en el blog es una sugerencia
de Israel
Montiel, coordinador de este proyecto, con el propósito de que pueda
servir de referencia a equipos y personas que desempeñen funciones de
coordinación en proyectos que requieren la cooperación de múltiples
departamentos. Ambos creemos sinceramente que compartir estas reflexiones y
aprendizajes pueden contribuir a mejorar la coordinación de proyectos en otras
organizaciones, promoviendo una cultura de colaboración y aprendizaje continuo.
La
complejidad de los proyectos intradepartamentales
Los proyectos intradepartamentales se caracterizan por ser iniciativas
complejas que requieren la colaboración de diversas áreas dentro de un mismo
departamento para abordar cuestiones que no pueden ser resueltas por una única
unidad. Esta naturaleza multidimensional de los proyectos presenta importantes
desafíos para los coordinadores, quienes se enfrentan a la tarea de armonizar
conocimientos, recursos y perspectivas, al tiempo que gestionan las dinámicas
de poder y comunicación entre los actores involucrados.
En este post, abordaremos los principales retos que enfrentan los
coordinadores de proyectos intradepartamentales, las claves para una
coordinación eficaz y la importancia del aprendizaje continuo a partir de la
experiencia del colectivo de coordinadores.
Los retos
de coordinar proyectos intradepartamentales
La primera barrera que un coordinador de proyectos
intradepartamentales suele encontrar es la complejidad inherente a
estos proyectos. A diferencia de los proyectos departamentales tradicionales,
donde la mayoría de los actores suelen compartir competencias y objetivos, los
proyectos intradepartamentales requieren la convergencia de diversas áreas de
conocimiento y recursos. Esto implica que los coordinadores deben no solo
comprender las diferentes perspectivas, sino también integrarlas de manera que
el proyecto avance hacia una solución eficaz.
Otro reto significativo es la falta de competencia exclusiva.
En los proyectos intradepartamentales, ningún actor tiene la totalidad de las
competencias para abordar la cuestión en su totalidad. Esto aumenta la
dependencia entre los distintos equipos y departamentos, y puede generar
tensiones si alguno de los actores percibe que sus competencias no están siendo
valoradas adecuadamente o si sienten que se está invadiendo su territorio. Este
tipo de tensiones son comunes y requieren de habilidades de mediación y
negociación por parte del coordinador.
La diversidad de perspectivas también añade
complejidad a la toma de decisiones. En proyectos intradepartamentales, las
decisiones no pueden ser unilaterales; deben surgir del consenso entre áreas
con enfoques y prioridades muy distintas. Esta diversidad, aunque
enriquecedora, puede ralentizar el proceso de toma de decisiones si no se
gestiona adecuadamente. La capacidad de un coordinador para facilitar el
diálogo entre los miembros del equipo, asegurando que todas las voces sean
escuchadas, pero también manteniendo el foco en los objetivos del proyecto, es
crucial para avanzar.
Por último, pero no menos importante, se encuentra el reto de
la gobernanza. Los proyectos intradepartamentales suelen involucrar
múltiples niveles jerárquicos y requieren un marco claro de gobernanza para
evitar conflictos de autoridad y garantizar que las decisiones se tomen de
manera informada y alineada con los objetivos del proyecto. Sin una estructura
de gobernanza bien definida, es fácil que los proyectos se estanquen en
discusiones interminables o, peor aún, que los participantes no se sientan
comprometidos con las decisiones tomadas.
Claves
para una coordinación eficaz
Frente a estos retos, los coordinadores deben apoyarse en una serie de
estrategias clave para gestionar los proyectos de manera eficaz:
- CONOCIMIENTO
INTEGRAL DEL PROYECTO DESDE EL INICIO: Es fundamental que la persona que coordina esté involucrada
en las primeras etapas de conceptualización. Conocer en profundidad los
objetivos, los actores implicados y las dinámicas internas de cada área le
permitirá anticiparse a los problemas y gestionar mejor los recursos y las
expectativas.
- PARTICIPACIÓN
ACTIVA EN LA PLANIFICACIÓN: La coordinación de un proyecto no es solo una cuestión de
ejecución. El coordinador o la coordinadora debe participar activamente en
la fase de planificación para aportar su experiencia en la gestión de
proyectos complejos. Esto incluye no solo la elaboración de cronogramas y
la distribución de recursos, sino también la identificación de riesgos
potenciales y la creación de mecanismos para mitigarlos.
- DEFINICIÓN CLARA
DE ROLES Y RESPONSABILIDADES: Uno de los
principales obstáculos en los proyectos intradepartamentales es la confusión sobre las
responsabilidades de cada actor. Para evitar malentendidos y duplicación
de esfuerzos, es crucial que el coordinador defina claramente los roles
desde el inicio, asegurándose de que cada miembro del equipo comprenda su
función dentro del proyecto. En este sentido, es especialmente importante
que el rol de coordinación
sea reconocido y respetado, incluso cuando en el proyecto concurran
diferentes niveles estructurales y alguno de ellos sea jerárquicamente
superior. El hecho de que existan niveles más altos no debe desdibujar el
papel del coordinador, ya que su autoridad dentro del proyecto es
fundamental para garantizar una correcta ejecución de las tareas y una
gestión eficaz de los recursos. Por tanto, es imprescindible que se le
otorgue la autonomía y los recursos necesarios para llevar a cabo sus
responsabilidades sin interferencias externas.
- CREACIÓN DE UN
AMBIENTE DE CONFIANZA Y RESPETO: La colaboración efectiva entre diferentes áreas depende en
gran medida de la creación de un ambiente de trabajo que fomente la
confianza y el respeto mutuo. Esto significa que la o el coordinador debe
ser un facilitador de las relaciones interpersonales, promoviendo la
comunicación abierta y transparente, y resolviendo los conflictos de
manera constructiva.
- FLEXIBILIDAD EN LA
GESTIÓN DEL EQUIPO: Los
proyectos intradepartamentales suelen requerir ajustes a medida que se
avanza. Los cambios en las prioridades, la disponibilidad de recursos o la
aparición de nuevos retos hacen que el coordinador o coordinadora deba ser
flexible y estar preparado para adaptar la estructura del equipo o los
plazos según sea necesario.
- FACILITAR LA
COMUNICACIÓN CONTINUA: La coordinación efectiva de un proyecto depende en gran
medida de la comunicación fluida entre los diferentes actores. La persona
que coordina debe asegurarse de que todos los miembros del equipo tengan
acceso a la información relevante y que los canales de comunicación sean
efectivos.
- EVALUACIÓN
CONTINUA Y APRENDIZAJE: Al final de cada fase del proyecto, es esencial realizar
una evaluación de los resultados y los procesos. La identificación de
lecciones aprendidas no solo permitirá mejorar el rendimiento del equipo
en futuros proyectos, sino que también contribuirá al crecimiento
profesional del propio coordinador y de los miembros del equipo.
La
importancia del aprendizaje continuo
Uno de los aspectos más subestimados en la coordinación de proyectos
intradepartamentales es la necesidad de aprender continuamente. A
menudo, los coordinadores se enfrentan a situaciones nuevas para las cuales no
siempre tienen una solución inmediata. En estos casos, la experiencia y el
conocimiento acumulado por el colectivo de personas con experiencia de coordinación
es muy valiosa.
Establecer un sistema de apoyo mutuo entre coordinadores puede
ser la clave para mejorar la coordinación de proyectos a largo plazo. La
creación de una comunidad de coordinadores permite compartir experiencias,
retos y soluciones de manera abierta. A través de reuniones periódicas o
plataformas de intercambio de conocimiento, los coordinadores pueden aprender
unos de otros, identificar patrones comunes en los problemas que enfrentan y
desarrollar nuevas estrategias para abordarlos.
Además, este tipo de comunidades facilitan el asesoramiento
mutuo. En muchos casos, los coordinadores que ya han gestionado proyectos
similares pueden ofrecer consejos valiosos sobre cómo superar ciertos retos o
cómo mejorar la eficiencia en la gestión de los recursos. Este tipo de
aprendizaje compartido no solo enriquece la experiencia individual, sino que
también fortalece el conjunto de la organización, creando una base de
conocimiento colectivo que puede ser consultada y utilizada en futuros
proyectos.
Por último, el seguimiento de las lecciones aprendidas es
crucial. Cada proyecto debe finalizar con una revisión detallada de lo que ha
funcionado y lo que no. Estos aprendizajes deben documentarse y compartirse con
el colectivo de coordinadores para que todos puedan beneficiarse de ellos. El
objetivo no es solo mejorar los proyectos futuros, sino también asegurar que la
organización evolucione continuamente en su capacidad para gestionar proyectos
complejos.
En definitiva, coordinar proyectos intradepartamentales es una tarea
exigente que requiere no solo habilidades de gestión y liderazgo, sino también
la capacidad de integrar diferentes áreas de conocimiento, gestionar tensiones
y promover la colaboración entre actores con competencias y perspectivas
diversas. Una coordinación eficaz —planificación cuidadosa, definición clara de
roles, comunicación continua y aprendizaje a partir de la experiencia— puede no
solo garantizar el éxito de los proyectos intradepartamentales, sino también
contribuir al crecimiento y mejora continua de la organización.
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La imagen es de una obra de Ivan Aivazovsky [1884]
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