La gestión de las expectativas en la moderación de grupos de trabajo colaborativo

Hay quien directamente afirma que “uno ha de venir motivado de casa”, refiriéndose el carácter inherentemente íntimo y personal que tiene la “voluntad”, ya que, a fin de cuentas, todo depende de lo que quiera la persona, que, por ejemplo, en formación aprende quien está dispuesto a aprender y que se motiva quien es mínimamente receptivo a una razón o sensación como para convertirla en el motivo de una decisión.

Aun así, es frecuente que aquellas personas que llevan a cabo funciones de dirección se pregunten cómo ilusionar o motivar a los integrantes de sus equipos hacia un objetivo o una tarea determinada, como si la responsabilidad fuera exclusivamente suya. Lo mismo sucede con muchas personas que desempeñan roles de moderación o de coordinación de equipos de proyecto o de Comunidades de Práctica, creen necesario poseer habilidades para despertar ilusión, para generar el “querer estar” en el grupo, para que las personas que forman parte de estas comunidades estén a gusto entre ellas y encantadas con los objetivos que se han propuesto.

Lejos de ser extraña, esta actitud es, hasta cierto punto, lógica, aunque solo sea por desprenderse directamente de la infantilización a la que se ven continuamente sometidas las personas en nuestras estructuras organizativas [o sociales], una infantilización que se lleva a cabo haciendo, por ejemplo, totalmente responsable al profesor o maestro de las ganas de aprender de sus alumnos, a los directivos de la eficacia de sus equipos o a los facilitadores, moderadores y coordinadores del nivel de compromiso de las personas y de la actividad de las comunidades o grupos de trabajo colaborativo a los que pertenecen.

Esto no quiere decir que exista una total desconexión entre ejercer de directivo, maestro, facilitador o moderador y los estados motivacionales de las personas con las que se trata, no, sino que la relación que se establece entre las funciones de unos y los estados de otros tiene más a ver con cómo se gestionan, aprovechan o bloquean estas energías que con crearlas, al final, tal y como decíamos al comienzo de este artículo, la motivación es propiedad de la persona y emana del fondo de ella misma.

Tener claro cuál es nuestro papel [que nos corresponde y que no] como moderadores de grupos de trabajo colaborativo es fundamental ya que, desconocerlo, es la principal causa de desorientación respecto a cómo desempeñar este rol o, a la hora de valorar una situación determinada, malinterpretar el grado de responsabilidad que se tiene sobre la misma.

Ignorar la frontera entre lo que nos atañe directamente y lo que es responsabilidad de los demás hace difícil comunicar las expectativas que han de depositar en nosotros y no nos permite delimitar nuestro espacio para que cada cual pueda ser consciente del suyo, una función que, dicho sea de paso, es una de las responsabilidades que aportan más valor de aquellos que moderan, coordinan o dirigen un equipo de trabajo.

Como moderadores de un grupo de trabajo colaborativo, la gestión adecuada de las expectativas sobre el rol que desempeñamos es clave ya que arroja luz sobre nuestras responsabilidades, nos hace conscientes del escenario que realmente ocupamos y, desde esta posición, nos permite vislumbrar con más claridad lo que nos atañe y las posibilidades que se nos ofrecen.

--

Relaciono la imagen circular, dinámica, alegre e interconectada de los corros con el espíritu de los grupos de trabajo colaborativo del tipo de las Comunidades de Práctica, de ahí las imágenes que he escogido para ilustrar este post.

La primera se titula A World y es una obra de Maximilian Lenz [1899].

La segunda lleva por título Kinderreigen y es de Hans Thoma [1872]

El rol directivo en el desarrollo de las personas

¿Cuál es el papel de alguien con responsabilidad sobre equipos y personas en la organización? ¿qué justifica su posición en la estructura de la organización entre el equipo y el nivel que está por encima de él o ella? ¿qué valor aporta y a quién?

Pueden parecer, a todas luces, preguntas existenciales, poco prácticas e incluso, para algunas personas, obvias, por simples y primordiales. Pero no por ello son preguntas resueltas, ya no sólo por aquellos que desempeñan cargos directivos o de mando, sino por la propia cultura de la organización a la hora de depositar expectativas sobre estos puestos de responsabilidad, de ahí, quizás, la diversidad de puntos de vista y de respuestas cuando se plantean estas cuestiones.

El valor que ha de aportar alguien con responsabilidad directiva viene determinado por el “a quien” se supone que ha de prestar servicio y es la respuesta a esta primera pregunta la que condiciona el papel de los directivos y de los manos intermedios en la organización. ¿Se plantea la responsabilidad directiva como un servicio en la organización? Y, en el caso de que la respuesta sea afirmativa ¿Cuáles son los públicos y las necesidades a las que atiende? ¿Se considera a las personas del equipo del que se es responsable uno de estos públicos?

Son preguntas interesantes que aportan luz a la variedad de concepciones sobre lo que es dirigir equipos, a lo que se espera de una buena dirección, a encontrar diferencias entre mandar y dirigir o, como mínimo, que orientan respecto a los ámbitos a los que hay que prestar atención cuando se tiene responsabilidad sobre equipos.

A diferencia de otros momentos donde el enfoque en las organizaciones era más lineal y se esperaba básicamente de las personas con responsabilidades de mando que transformaran las directrices de la organización en órdenes que fueran ejecutadas por sus equipos, el momento actual exige un enfoque más orgánico que capacite a la organización para adaptarse, casi al instante, a un entorno que evoluciona rápidamente y está sujeto a frecuentes cambios. La metáfora visual sería la de una ameba en la que el carácter rector del núcleo no impide que la membrana, en continuo contacto con el medio, genere prolongaciones adoptando, por su cuenta, diferentes formas para nutrirse o desplazarse, según convenga.

En este nuevo enfoque organizativo, el papel de aquellos cargos que inciden directamente en lo que hacen las personas y determinan la dinámica que adoptan los equipos, es clave.

En el seno de una organización, cualquier puesto de trabajo, ha de verse en una permanente relación de servicio con aquellas otras personas que dependen directa o indirectamente de sus actuaciones, el caso de los cargos directivos o mandos intermedios no es una excepción.

Tradicionalmente, de alguien con responsabilidades de dirección sobre equipos y personas se espera que organice y distribuya el trabajo, que coordine y supervise las actuaciones, que busque y provea de recursos para progresar en la misión y, en estos tiempos de liderazgos, que genere las condiciones óptimas para que la actividad del equipo tenga sentido para el entorno con el que interacciona y también para cada una de las personas que la llevan a cabo.

Pero una de las funciones fundamentales que debieran esperarse de aquellas personas con responsabilidad directiva es su contribución clara y atenta al desarrollo profesional de las personas que están a su cargo.

Huelga decir que, actualmente, no debe darse por supuesta esta función de manera generalizada ya que, la mayor parte de las veces no está integrada en la cultura directiva de la organización. Quizás la razón principal de esta falta de integración sea la de que, la formación y, en general todo aquello relacionado con las personas, suele estar circunscrito y se considera absoluta responsabilidad del ámbito de Recursos Humanos.

Otra razón por la que una persona con responsabilidades directivas no asuma como propia la función de desarrollo profesional de las personas a su cargo, suele ser por la concepción instrumental de las personas heredadas del paradigma de productividad industrial y la consecuente e irracional orientación por parte de directivos y mandos a la obtención de resultados al margen de los condicionantes humanos para conseguirlos.

Sea como fuera, en muchos contextos organizativos, los planes de formación y desarrollo elaborados por los departamentos de Recursos Humanos, todavía son vistos como parte de los derechos obtenidos por los trabajadores frente a los intereses reales de la empresa o como tropezones en el día a día que no queda más remedio que gestionar.

Así pues, es absolutamente necesario que las directivas y directivos asuman el desarrollo y crecimiento de las personas que están en sus equipos, no tan sólo como una función más, sino como una de las más importantes, ya que:

• El conocimiento que posee el equipo es un activo más de los recursos que hay que gestionar. Es clave mantenerlo accesible y permanentemente actualizado.

• El compromiso con el propio desarrollo profesional y la voluntad de aprender son actitudes que han de tonificarse desde la misma práctica profesional.

• Es responsabilidad de la dirección facilitar y contribuir al encaje de la persona en su entorno profesional, así como proveer de los recursos necesarios para el ejercicio de sus responsabilidades y, el desarrollo profesional continuado, es uno de estos recursos fundamentales.

• Las personas con responsabilidades de dirección son [o debieran ser], junto a las personas que los ocupan, quienes mejor conocen la realidad de los puestos de trabajo de su equipo.

• Integrar el sueño evolutivo de la persona en la vida de la organización es un ejercicio de liderazgo que contribuye a dotar de sentido el quehacer profesional y a responder, de manera recíproca, al compromiso que suele exigirse.

Llegados a este punto, es importante dejar claro que, asumir el desarrollo y crecimiento de las personas, debe alejarnos de la imagen de la directiva o el directivo ejerciendo de formadores y dando clases, el desempeño de este rol no está en absoluto relacionado con el ejercicio directo de la docencia.

La manera de llevar a cabo este rol es: 

• Transformando en aprendizaje para el equipo y para las personas el conocimiento que van adquiriendo en el desarrollo de su vida laboral, tanto de los resultados que se obtienen como del cómo se han obtenido. Se puede aprender de cómo nos reunimos, del trabajo en equipo en la gestión de proyectos, evaluando periódicamente la actividad del equipo, etc. Todo lo que se hace es susceptible de destilar un aprendizaje fabuloso si se le presta la debida atención y tiempo. 

• Conectando a las personas con los recursos de aprendizaje que existen en su entorno, ya sean con acciones de formación, con otras personas del equipo o de la organización, como con la cantidad de recursos que existen en la Red [blogs, foros profesionales, redes sociales]. Esta conexión con recursos de conocimiento ha de formar parte de los hábitos diarios, cualquier artículo que caiga en nuestras manos, que encontremos interesante y que esté más o menos relacionado con las áreas de interés de las personas del equipo, debe de ser compartido al instante.

• Musculando la capacidad de autocrítica y evaluación. Sin autocrítica no hay cabida para el aprendizaje ya que éste ha de comportar el cambio de comportamientos concretos. Esta es la razón por la que es conveniente articular periódicamente un escenario que permita a las personas autoevaluarse en función de unos criterios compartidos. Esta autoevaluación puede darse en el marco de una entrevista en la que la directiva o directivo actúen de contraste y que concluya con la adopción de unos compromisos por ambas partes: la persona con acciones para su desarrollo y el directivo o directiva con actuaciones para facilitárselas y darle soporte.

• Cultivando el talento de la persona, haciendo emerger y potenciando aquellas capacidades con las que la persona se siente a gusto cuando tiene oportunidad de ponerlas en práctica y que, además, son útiles pudiendo generar valor en el futuro. En este sentido, es especialmente indicada la adaptación de la técnica de “indagación apreciativa”, en el marco de una entrevista de autoevaluación como la que está esbozada en el apartado anterior.

• Integrando el proyecto de cada persona en el sueño colectivo. Al margen de las necesidades del equipo y de la organización, las personas no han de perder el foco de aquella meta personal a la que, en algún momento, han aspirado y que debiera constituir un porcentaje elevado del sentido que adquiere su vida profesional. De hecho, este aspecto es un activo importante de liderazgo y unos de los motores del compromiso de la persona con la organización. En este sentido, y en la medida de las posibilidades, se ha de ha de contribuir a que este sueño pueda ser posible. Cuando las personas invierten energía en crecer, sea en la dirección que sea, todos ganan de una forma u otra.

• Y, finalmente, contribuyendo proactivamente al análisis de necesidades de aprendizaje que se realiza desde los Departamentos de Formación, compartiendo con ella aquellos resultados de los puntos anteriores que puedan inspirar la programación de acciones de aprendizaje de carácter transversal.

-----

Este artículo es el resultado de una reflexión hecha con motivo de la reciente realización de un taller sobre “El rol del directivo en el desarrollo de las personas” dirigido a mandos del Ayuntamiento de Barcelona.

La primera imagen corresponde a "La sala del hospital en la visita del médico en jefe" de Luis Jiménez Aranda [1889]

La segunda es de Norman Rockwell y lleva por título “a Country Editor” [1946]

La tercera es de “Una lección de Claude Bernard” realizada por León Lhermitte [1.889]

Actualizaciones del conocimiento

Determinadas lecturas no son las mismas con los años. La misma concatenación de ideas que en una época despertó en nosotros una determinada reflexión, con el tiempo despierta otra.

La experiencia de lo vivido a lo largo de este tiempo consigue que el foco ilumine matices distintos y nos hace más conscientes de otros significados, posiblemente más profundos, más claros, más interrelacionados con aspectos de la vida que no tuvimos en cuenta o no conocíamos antes.

Lo mismo sucede con algunas películas, no despiertan lo mismo pasados unos años. Se nos pone como un contorno anciano en los ojos que les da una perspectiva diferente, más crítica, haciéndonos conscientes de nuestra nueva mirada, además del paso del tiempo.

En el prólogo de su libro SPQR, Mary Beard pone en boca del lector la pregunta de qué aporta una nueva historia de Roma a las cantidad de buenas historias que se han escrito antes y ella misma responde que cada historia aporta, a las anteriores, la perspectiva de la época en la que fue escrita que, en su caso, se trata de una perspectiva de género que ilumina aspectos que, hasta el momento, se habían mantenido en la sombra.

Algo parecido sucede cuando en una conversación entre amigos aparecen temas recurrentes que hacen referencia a experiencias compartidas, no es extraño que, al cabo de los años, la interpretación de aquellas vivencias sea más serena y se vea influenciada por la perspectiva del tiempo.

Muy probablemente este fenómeno sea debido a la capacidad de empatizar y a la consecuente comprensión que se adquiere a medida que se va acumulando experiencia, pero lo que también parece indicar es que, de darse la oportunidad, lo que creíamos pensar sobre un determinado aspecto, es susceptible de perder su estabilidad a la luz del tiempo y adquirir nuevos matices que lleguen a aportarle un significado distinto y enriquezcan nuestro conocimiento sobre aquel tema que ya creíamos superado.

No siempre se trata de buscar lo nuevo y desconocido, exponernos a lo que ya conocemos permite actualizar, con la experiencia, nuestro conocimiento sobre el tema y seguir aprendiendo de nosotros mismos.

--

Las dos imágenes son de Albert Anker (1831-1910). La primera corresponde a Anciana leyendo y la segunda a Leyendo al abuelo. Con ellas he querido ilustrar el paso de los años y el encuentro con el propio conocimiento.

¿Cómo favorecer la colaboración en entornos no colaborativos?

Aunque la pregunta suele ser ¿Cómo favorecer la colaboración en entornos competitivos? He preferido utilizar el concepto de “entornos no colaborativos” para incluir a aquellas culturas que no favorecen ni contemplan la “colaboración” como uno de sus principales activos.

Entre estas culturas se hallan, claro está, las que alientan la competición, a afanarse en ser el primero mirando siempre de reojo la posición de los otros, buscando más o menos deportivamente, la manera de superarlos.

También se hallan las culturas industriales totalmente orientadas al máximo de resultados en el mínimo de tiempo o las culturas organizativas con un fuerte componente “extractivo” [utilizando la terminología de Marjorie Kelly], que creen que el verdadero valor de una relación, lo que le da sentido, es aquello que se puede “extraer” de ella. Los componentes extractivos de la cultura de una organización suelen estar en el orígen de la falta de generosidad, la relación de objeto entre personas y la suspicacia o el miedo a ser robado de lo que se considera como individual y propio, ya sea una información, un resultado o una idea.

Por lo general, la cultura de una organización suele ser mixta y combinar, en diferentes dosis, componentes de cada uno de los tres modelos culturales descritos, pero todas ellas suelen contribuir a hacer valoraciones duales de la realidad y a distinguir entre personas valiosas y menos valiosas, entre ganadores y perdedores, entre aciertos y errores, éxitos y fracasos y a distribuir cualquier acción, persona o cosa entre los diferentes grises del blanco al negro con que se la compare.

En el lado opuesto a estos modelos, podemos encontrar las culturas “generativas”. Una “cultura generativa” es aquella que enfoca cualquier relación a partir del valor que le puede aportar al otro. Las organizaciones con culturas generativas cultivan esta aportación de valor para cada uno de sus ámbitos, ya sea respecto a lo que ofrecen a su entorno, como a las relaciones que se dan en su interior.

Entre los rasgos principales que impulsan las organizaciones generativas a través de su cultura son la escucha, la empatía, la generosidad y la confianza, por esto, compartir, conversar y colaborar se considera consustancial a la organización ya que se hallan en el ADN de este tipo de cultura.

Así pues, muy probablemente, la pregunta que da título a este artículo no proviene de una cultura generativa sino de personas que se hallan en organizaciones o equipos con una cultura que valora y reconoce más lo individual que lo colectivo, la no colaboración que la colaboración, el debate a la conversación.

Cualquier persona que, en el seno de una organización, ya se trate de alguien con responsabilidades de dirección, que dinamice un equipo o una comunidad o sencillamente que, a título personal, quiera favorecer la relación de colaboración con otras personas, debe atender a estos tres aspectos básicos:

1.-REVISAR LA CONFIANZA Y EXPECTATIVAS EN LAS PERSONAS: Para favorecer o impulsar la colaboración en este tipo de entornos es necesario, antes que nada, ser conscientes del peso de la cultura en las actitudes de las personas. Este aspecto es sumamente importante ya que, si pretendemos hacer emerger un determinado tipo de comportamiento en las personas, es necesario creer que estas pueden llevarlo a cabo si se desactivan o sortean las barreras culturales que lo impiden. Confundir o igualar los rasgos de la cultura corporativa con los rasgos de personalidad de las personas con las que hemos de trabajar, sesga nuestra percepción y no permite abrigar ninguna esperanza en el cambio.

2.- ATENDER A LA RECIPROCIDAD: La reciprocidad se halla en la base de cualquier relación de colaboración, de hecho, es lo que alienta en gran medida las relaciones humanas. La necesidad de ser recíprocos no ha de llevar necesariamente a pensar en la falta de altruismo y en el intercambio material interesado, no, la reciprocidad es un factor de reconocimiento al otro que aporta, básicamente, sentido a la relación. Así pues, es ineludible revisar cómo se corresponde a las actitudes colaborativas, qué respuesta [material o inmaterial] reciben las personas y si esta respuesta tiene sentido para la persona en el marco de la cultura de la organización que habita.

3.- REDUCIR LA INCERTIDUMBRE: Si la colaboración no es el mecanismo espontáneo que activa la cultura corporativa no se puede esperar que emerja de manera espontánea por sólo invocarla con argumentos razonables. Cualquier actitud contraria o diferente a la normalidad establecida por la cultura de la organización genera incertidumbre y, la incertidumbre, se traduce siempre en miedo. Sabiendo, como sabemos, las bondades del trabajo colaborativo y sabiendo, además, que esas bondades son conocidas y compartidas a nivel intelectual por la mayoría de las personas, debemos preguntarnos qué miedos  despierta el compartir información o conocimiento, ofrecer tiempo productivo, contrastar ideas y unificar criterios o compartir resultados con los otros. ¿Se trata del miedo a perder la autoría de una idea? ¿Hay, quizás, miedo a la perdida de estatus si se cede ante un argumento? ¿El miedo es a ser valorado como alguien que pierde el tiempo? ¿Hay miedo a perderlo de verdad? ¿El recelo es respecto a manifestar lo que se piensa?, etc. Sea cual sea el motivo de la aprensión es importante detectarlo, comprenderlo y eliminarlo aplicándose a demostrar con evidencias que no hay motivo para tener “aquel” miedo. Reflexionar sobre este punto puede aportar algunas ideas sobre cómo gestionar la reciprocidad necesaria a la colaboración, comentada en el apartado anterior.

--  
Este artículo se desprende de las reflexiones compartidas con las personas que dinamizan las comunidades de práctica que está impulsando el Instituto Andaluz de Administración Pública [IAAP], en el marco de unas jornadas de seguimiento de dichas comunidades.

Las imágenes corresponden a obras de Julien Dupré (1851-1910), las he seleccionado por cómo evocan la fuerza, dinamismo y plenitud que conlleva la vivencia colaborativa.

La transmisión gestual de los valores

Esta imagen es una reproducción de la obra de Murillo: Santo Tomás de Villanueva dando limosna, que el artista sevillano pintó en 1678 para el convento de los Capuchinos y que tuve la oportunidad de disfrutar recientemente en el Museo de Bellas Artes de Sevilla, aprovechando un viaje de trabajo para el Instituto Andaluz de Administración Pública con quien estoy colaborando en un proyecto de Comunidades de Práctica.

La pintura muestra a siete personas, en el centro se ve al santo que, junto al mendigo que se halla postrado ante él y al que está dando limosna, forman el eje central de la obra.

A nuestra derecha hay tres figuras más, una anciana de expresión seria al fondo y un niño que puede que estén esperando su turno y, entre ellos dos, un anciano que se mira la mano, quizás calculando el valor de la limosna que acaba de recibir.

El conjunto parece querer reflejar la realidad económica y social de la ciudad, en aquel momento, una de las más importantes y ricas, pero también sometida a unos impuestos altísimos, con una desigualdad social desmedida y donde las frecuentes sequías y riadas daban pie a que los propietarios almacenasen el alimento para venderlo más caro aprovechando las hambrunas.

Pero lo que me ha llamado la atención del cuadro, no es el santo ni lo que genera a su alrededor. Lo que me ha capturado hasta el punto de secuestrar toda mi atención olvidándome del resto de la obra, es la escena de la mujer joven y el niño que se halla en el ángulo inferior izquierdo. 

La dulzura de la expresión de la mujer y el vínculo que resulta del contacto visual de ambos invisibiliza las monedas que lleva el niño en la mano y, el que debería ser el tema principal del cuadro, la caridad del santo, pasa a ser contexto y queda apagado por la fuerza de este alegre encuentro cara a cara, rebosante de ternura y orgullo.

Se dice que Murillo, mediante su pintura, transmitía y educaba en valores a la Sevilla de su tiempo y, viendo su obra, no cuesta entender por qué: la potencia de las expresiones refleja lo necesario e incluso mucho más que lo que cualquier razonamiento verbal se propusiera comunicar ya que, los valores, no son constructos intelectuales, son mudos y se traducen en gestos.

Toda una lección para aplicar a nuestros contextos organizativos.