Cinco consideraciones en torno a los procesos de acogida

1.     ACOGER PUEDE SIGNIFICAR COSAS DISTINTAS

Sucede que cuando se habla sobre procesos o planes de acogida, no siempre se habla de lo mismo. Para algunas personas la acogida es una especie de recepción que sólo se brinda a las personas recién llegadas a la organización. Para otras, la acogida se debe aplicar a cualquiera que llegue a un puesto de trabajo determinado, ya sea una persona recién llegada o de alguien que se haya desplazado de puesto dentro de la misma organización y, en algunas organizaciones, se considera importante acoger, incluso, a sus proveedores de servicio, como mecanismo para transferir los valores fundamentales de la cultura corporativa y los rasgos que han de caracterizar la calidad de los servicios que se ofrecen.

En algunas organizaciones la acogida consiste tan sólo en una bienvenida breve, otras añaden información básica sobre la organización: su misión, sus retos, organigrama, etc. Y existen organizaciones que estructuran la acogida en bienvenida, acogida e integración, durando el proceso el tiempo necesario hasta que la persona recién llegada se considera autónoma para cumplir con las expectativas de su puesto de trabajo.

Cuando hablamos de procesos o planes de acogida conviene definir primero a qué nos referimos.

2.     ACOGER TAMBIÉN INCLUYE RECIBIR

Recuerdo la agradable sensación que experimenté en un hotel cuando, después de hacer el check-in me encontré en la habitación un saludo de bienvenida con mi nombre escrito con rotulador en el espejo, la certeza de ser esperado fue inevitable.

A menudo, la cultura mecanicista de nuestras organizaciones puede llegar a enfriar, sin apenas darnos cuenta, conceptos tan cálidos como el que conlleva la palabra “acoger” en su naturaleza. Tanto es así que hay quien optimiza el tiempo de acogida confinándolo a un programa informatizado aderezado con pastillas auto-formativas.

Los procesos de acogida brindan la oportunidad de vincular emocionalmente a la persona a la organización recibiéndola de tal manera que esta se sienta esperada desde el primer momento y se sienta personalmente bienvenida. 

Recibir abarca desde cuidar que todo esté dispuesto: el espacio, muebles y tecnología que ha de utilizar, hasta notificar con antelación al equipo la información necesaria sobre la persona que se va a incorporar, todo ello contribuye a intuir que alguien se ha tomado su tiempo para recibirte y le importas.

3.     LA ACOGIDA INFLUYE PODEROSAMENTE EN LA IMAGEN CORPORATIVA

Aquel día, antes de abrir mi maleta e instalarme, sin haberme todavía quitado el abrigo, hice una foto al mensaje de bienvenida del espejo y la difundí entre mis amistades más próximas.

Hay organizaciones que tienen muy en cuenta que gran parte de su imagen corporativa se proyecta a través de lo que comunican las personas que trabajan en ella, James Lavenson lo explica maravillosamente en su clásico “Piense en fresas” un artículo que pese a no ser actual, sigue siendo muy aprovechable y que te invito a leer si no lo has hecho ya.

Las personas tienen y generan muchas expectativas sobre dónde van a trabajar y explican cómo les ha ido el primer día y las sensaciones que han tenido de la organización y de las personas que las han recibido.

Puede que los procesos de acogida sean uno de aquellos momentos donde la organización impacta decisivamente en su entorno comunicando la importancia que para ella tienen las personas a través de cómo las recibe, desaprovecharlo es, sin lugar a dudas, una inconsciencia y un despilfarro de oportunidad comunicativa, incomprensible.

4.     ACOGER LA NUEVA MIRADA

Lo más habitual es que el proceso de acogida se plantee como un convertir a la persona a las formas de ser y de hacer de la organización, se trata de que ella entienda cómo somos y procurarle facilidades para que se adapte a ello lo antes posible y deje de ser distinta a nosotros.

Pero el proceso de acogida es una magnífica oportunidad para aprovechar la alteridad de la persona recién llegada, la mirada del “otro”, sobre nuestra manera de hacer, algo que internamente no se puede percibir ya que todo forma parte de la “normalidad” para aquellas y aquellos que están sumergidos en ella.

Tuve la oportunidad de conocer el caso donde el director de un equipo le dio, a las personas recién llegadas, un tiempo para que plantearan propuestas de mejora sobre todo aquello que no entendieran o creyeran que podía mejorar, ya fuera referente a cómo se hacían las cosas, a la organización de los recursos o la distribución de los espacios. Si los aspectos a los que apuntaban las propuestas tenían sentido tal y cómo eran, se les explicaría su razón de ser y ya está, pero quizás había alguna cosa susceptible de hacerse de otro modo o mejorar que se había revelado ante la nueva mirada.

Preguntar y estar receptivos a las respuestas para aprovechar el efecto polinizador de las personas recién llegadas, forma parte de una acogida inteligente.

5.     ACOGER HA DE SER EL PRIMER PASO A LA DESVINCULACIÓN

La transferencia a la organización del conocimiento de las personas que se van es una de las preocupaciones más actuales de nuestro tiempo. Cómo capturar el conocimiento que no está registrado en los procedimientos y que caracterizan la singularidad de la toma de decisiones de alguien con experiencia, es uno de los retos más complejos a los que se enfrenta la gestión del conocimiento organizativo en la actualidad.

Una de las preguntas que suelen formularse es cuándo ha de activarse la mecánica de transferencia de conocimiento ante la amenaza de la desvinculación. La respuesta es difícil ya que la jubilación no es la única causa y no siempre es posible prever cuando la persona va a marchar ni cómo va a hacerlo. 

Además, el conocimiento tácito más sutil que intentamos capturar, a toda prisa, en los procesos de desvinculación, no es fiable, sabemos que las personas no tienen una consciencia real de lo que conocen ni de los mecanismos que siguen en su proceso mental de toma de decisiones, recientes investigaciones revelan cómo tenemos recuerdos y olvidos selectivos, así como sesgos cognitivos debidos a desvíos sistemáticos de pensamiento que son los responsables de que los razonamientos utilizados para explicar nuestros actos, puedan distar muchísimo de los verdaderos determinantes que los causan.

La mejor manera de retener el conocimiento de la persona en la organización es facilitando su transferencia natural en el proceso espontáneo de modelamiento y aprendizaje no intencionado que se da entre las personas al estar en contacto unas con otras y, para ello, no hay un momento oportuno sino que cualquier momento es el indicado a lo largo de toda la vida profesional de la persona en la organización. 

Los procesos de acogida han de plantearse como el inicio de la desvinculación que acaecerá tarde o temprano y, por ello, es aconsejable que comprendan como integrar espacial y socialmente a la persona recién llegada en su nuevo entorno, de tal manera que las posibilidades de aprendizaje sean las máximas desde el principio y el flujo de conocimiento, continuado.

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