Saltar de reunión en reunión

Uno de los clásicos de nuestras reuniones telemáticas, es que alguien se excuse por tener que marcharse porque ya esta llegando tarde a otra reunión que acaba de empezar.

Saltar de reunión en reunión sin importar el tema, su carácter, la trascendencia de las decisiones, la urgencia, su conexión con el tema previo y, todo ello, sin haber tenido tiempo de cerrar y metabolizar la reunión anterior, se ha normalizado y convertido en el pan de cada día para muchos profesionales para los que reunirse es una de sus actividades habituales.

Los motivos de esta hiperactividad se distribuyen en un abanico conocido de posibilidades que van desde una interpretación avariciosa de la efectividad basada en aprovechar la oportunidad que ofrece la tecnología de enlazar reuniones sin “perder” ni un minuto de los que antes se necesitaban para trasladarse al lugar donde se celebraba la reunión, cuando esta era presencial; hasta la posibilidad de ser -literalmente- raptado por alguien, normalmente un superior jerárquico, que tiene acceso a la agenda electrónica y se siente totalmente autorizado  para hacer uso del tiempo de los otros para aquello que considera, unilateralmente, relevante.

Ni que decir que el impacto sobre la salud emocional o el bienestar físico del estrés que conlleva tanta actividad y la falta de control sobre ella es asolador y que las consecuencias sobre la tan cacareada autogestión son devastadoras, hasta el punto de que es común oír quejarse de la falta de propiedad sobre el propio tiempo y de la necesidad de resolver los propios asuntos entre los gaps horarios donde no ha sido posible colocar otra reunión, cuando no es, claro, fuera del horario laboral establecido.

Pero una de las consecuencias de este encadenamiento ininterrumpido, la padecen las propias reuniones, sobre las que recae todo el ruido mental que se arrastra de reuniones anteriores y que se transfiere de formas diversas afectando a la interpretación y comprensión de los mensajes y a la calidad con la que se resuelven los temas.

Como tantas otras cosas, al no ser evidente, este fenómeno de contaminación profesional suele pasar desapercibido, lo cual lo pone aún más fácil la cultura de la productividad extenuante y de exprimir el segundo en la que estamos sumergidos. Pero sucede que no es lo mismo como se aborda una reunión a primera parte del día que a última hora de la mañana, el nivel de cansancio mental y relacional acumulado incide directamente en la actitud y en la apertura a nuevos contenidos, condicionando la comunicación e interpretación de la información, incidiendo en las relaciones interpersonales y afectando, inevitablemente, a los procesos de decisión.

Objetivamente, saltar de reunión en reunión sin darse un respiro, es una irresponsabilidad, sea por lo que sea y dígase lo que se diga, además de ser absolutamente incoherente con los afanes de productividad y aprovechamiento del tiempo con el que se insiste en excusarse.

Sabemos que aquellas organizaciones que sobresalen por su excelencia aumentan su productividad haciendo que sus trabajadores descansen, no saturándolos como si no hubiera un mañana. No es necesario ser muy sagaz para deducir que una persona descansada se concentra más en la tarea, genera un mejor contacto y es mucho más productiva que alguien que va acumulando cansancio hasta agotarse. Si a esto se le añade el desgaste emocional de sentirse usado, cuando no robado por carecer de un minuto propio, el resultado es deprimente.

Hay organizaciones que ya están incluyendo en sus manuales y normativas para asegurar la desconexión y combatir la saturación digital, un apartado sobre cómo y cuándo convocar a alguien a una reunión, haciendo hincapié en la necesidad de establecer espacios entre reuniones y tener en cuenta la agenda de la persona convocada estableciendo criterios claves sobre cómo establecer prioridades en un momento dado.

Entre reunión y reunión hay que dejar un tiempo, abrir un foso para frenar el paso a los ecos mentales de la reunió anterior. No es necesario que se trate de mucho tiempo, el suficiente para tomar unas anotaciones y fijar aquellos residuos mentales que se teme olvidar, para estirarse y para tomar consciencia del objetivo de la próxima reunión antes de ingresar en ella.

#Ideaclave: Atiende a la calidad de tus reuniones y tendrás calidad en las decisiones.

• Acaba aquellas reuniones que dirijas 10’ antes del tiempo previsto y aconseja utilizar este tiempo para cuestiones que no supongan una interacción relacional. Si no puedes hacerlo, empieza 5’ más tarde de lo previsto y emplea este tiempo en abrir una pausa de distensión tratando temas informales.

• Demuestra que respetas la agenda de los demás, comunicando los criterios que determinan la importancia inexcusable de una reunión y preguntando la disponibilidad para evitar agendar reuniones en momentos en los que pueden estar ocupados con otras tareas.

• Implementa un espacio “sin reuniones” en algún momento del día, por ejemplo, podría ser a primera o durante las últimas horas de la jornada, esta medida ayuda a equilibrar la carga digital y permite a las personas gestionar su tiempo de manera más efectiva.

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Imagen de Arek Socha en Pixabay